歓送迎会とは、歓迎会と歓送会を一緒に行なうことです。
新しく入ってくる人を迎えることと、辞めていく人を送り出す会を同時に行なうことです。
会社なら新入社員と退職者、部活やサークル、学校の先生などでも歓送迎会が行われますので、その際の案内状に書く案内文の書き方や文例をまとめました。
歓送迎会の案内状に関してはWord（ワード）で作成したテンプレートを無料ダウンロードできるようにもしましたので活用頂ければと思います。
歓送迎会の案内文の書き方
歓送迎会の案内状は、手紙ではなく連絡文書なので、参加したくなるような誘い文句は必要になりますが、連絡事項は要点を絞って、簡潔で正確な文面にします。
そのため、案内文を書くときには「5W1H」を考えながら書きます。
「いつ」「どこで」「だれが」「何を」「なぜ」「どのように」という項目を抑えて、案内状に書くことで必要事項を正確に伝えます。
作成した案内状は読み返してみて、「です・ます」と「だ・ある」が混ざっていないか、誤字脱字が無いかを確認します。
Word（ワード）やExcel（エクセル）で作成するときには文字のバランスも考えて調整しましょう。
【歓送迎会の案内状の書き方】
・発信日付を右揃えにする
・送付先を明確にして左揃えにする
・発信者氏名を右揃えにする
・題名、何の案内なのかを他よりも大きなサイズで表記する
・挨拶文を記入する
・「記」を記入する
・日時、場所などの連絡事項を箇条書きで書く
・以上で締める
・切り取り線を入れる
・出欠確認を記入する
歓送迎会の案内状のテンプレート
平成30年2月20日
子育てママ小学校6年生
保護者の皆さま
学級委員長
山田 花子
歓送迎会のお知らせ
うららかな陽気が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。
本校教育の充実と発展に、多年に渡りご尽力いただきました鈴木先生が他校へ転任されることになりました。新しい学校におかれましても、ますますお元気でご活躍されることと拝察いたします。
新任の加藤先生が入って来られます。加藤先生は学生時代にサッカーが国立に出場したことがあるスポーツマンで本校でもサッカー部の顧問として指導をすることが決まり、サッカー部の今後の活躍が期待されています。
つきましては、お別れの会と新たにお迎えした先生方との親睦を深める意味も込めて、下記の通り歓送迎会を開きたいと存じます。ご多用の折とは存じますが、万障お繰り合わせの上、ご出席くださいますようにお願い申し上げます。
記
１．日 時 平成◯◯年◯月◯日（◯曜日） 午後6時～8時まで
２．場 所 店名：居酒屋◯◯
住所：◯◯市◯◯町◯－◯－◯
電話：◯◯－◯◯◯◯－◯◯◯◯
３．会 費 5,000円（記念品代含む）
※会費は歓送迎会当日、会が始まる前に集めますのでご準備お願い致します。
※出欠確認は3月5日までに担任の先生に提出をお願い致します。
以上
——————– 切り取り線 ——————–
歓送迎会に 出席 欠席 します。（どちらかに◯をつけてください）
学 年： 年 組
生徒 氏名 ：
保護者氏名：
歓送迎会の案内状ダウンロード
歓送迎会案内状テンプレート歓送迎会の案内状をWord（ワード）で作成しましたので、紹介したテンプレートで良ければ無料ダウンロードできるようにしましたのでご活用下さい。
まとめ
学校の先生方の歓送迎会を行なうときに、保護者の皆さん宛に出すことを想定して案内文を作成しています。
会社の歓送迎会のときは、宛先や挨拶文を少し変更する必要がありますが、基本的な歓送迎会の書き方に沿って作成していますので、どんな歓送迎会でも使って頂けるフォーマットになっています。
Wordファイルを無料でダウンロードできるようにしていますので、良ければご活用下さい。
