海外の取引先に退職を伝える時、直接会って伝えることができれば良いのですが、やむを得ない事情で会えないこともあります。

その際は、英語で挨拶メールを送って退職を伝える必要があります。

でも、英語での書き出し方や書く内容など、わからないことがありますよね。

今回、退職の挨拶メールを英語で書く時のポイントや書き方と例文について調べてみましたのでご紹介します。

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退職メールに必ず書いておきたい言葉は、「退職日」、「後任者の名前の紹介」、「感謝の言葉」になります。

メールを送るタイミングも業務に支障が無いように、退職日から2~3週間前には送るようにしましょう。

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英語で退職挨拶メールを書く際に気をつけるポイントは、書く順番です。

英語の場合は、まず「退職日」を書き、次に「後任者の名前の紹介」、最後に感謝の言葉を述べるという書き方になります。

日本語で書く退職メールの場合、退職することや感謝の気持ちを述べた後、最後に後任者の名前を紹介することが多いのですが、英語で書く場合は事実や結論を先に書くのがポイントになります。

件名の書き方と例文

件名も退職メールだとすぐにわかるように、「Resignation (Nanako Ikeda / ◯◯◯ Corp,)」訳:退職のおしらせ ◯◯◯会社 イケダ ナナコ)など社名と名前も一緒に書くと目に留まりやすくなります。

また、「Resigning from ◯◯◯ Corp,」でも良いでしょう。

また、少し軽い表現にしたい場合は「Farewell(さようなら)」なども使えます。

「Notice(お知らせ)」などのありがちな件名にしてしまうと読み飛ばされてしまったり、スパムメールと勘違いされて即ゴミ箱に捨てられてしまう可能性があるので注意しましょう。

退職日の書き方と例文

いつ辞めるのか日付や時期を必ず記載するようにしましょう。

「退職すること」を上司や同僚、取引先にも使える表現は「leave」です。

「離れる」という意味がありますが、会社や職場を離れるという「退職」の意味合いでも使われます。

進行形の「I’m leaving this company ~」や、「I will be leaving my job ~」のように使います。

次に、少しかしこまった表現で使われるのが「resign」です。

「辞職する」という意味があり、「I’m going to resign from this company ~」のように使います。

また、少しだけ砕けた表現になりますが、「quit」も使えます。

「やめる」という意味があり、「I’m quitting my job ~」のように使います。

今月末に辞めることが決まっている場合は、「at the end of this month(今月末)」を繋いで、「I’m leaving this company at the end of this month.」や「I’m quitting my job at the end of this month.」などと使うと良いでしょう。

口頭で伝える場合は「I’m leaving ~」や「I’m quitting ~」からで良いのですが、メールで伝えるので「ご報告します」という表現を加えた方が良いでしょう。

「報告します」、「お知らせします」という意味で使われる表現には「inform」「tell」、「let you know」などがあり、以下のように使うと良いでしょう。

・「I’d like to inform you that I’m leaving this company at the end of this month.

・「I’d like to let you know that I’m quitting my job at the end of this month.

(今月末に会社を退職することになりましたのでお知らせいたします。)

後任者の紹介の書き方と例文

引き継ぐ」という意味がある表現で使われるのが、「take over」や、「hand over」などがありますが、「後任者」という意味で「My successor」、「後任」という意味で「replacement」という表現もあります。

仕事や業務、責務を引き継ぐという意味で、「take over my job」や「hand over my duties」、「take over my responsibilities」のように使うことができます。

例:「As my replacement,I’d like to introduce Mr Yamada. He will take over my responsibilities from next month.

(私の後任として、山田さんを紹介させていただきます。彼は来月から私の仕事を引き継ぎます。)

例:「My successor will be Ms.Suzuki, I will hand over my duties to her.

(私の後任者は鈴木さんになります。業務は彼女に引き継ぎます。)

感謝や締め言葉の書き方と例文

感謝の気持ちを伝える言葉には「Thank you 」がありますが、「express」の方が感謝の気持ちがより強く伝わります。

また、感謝を意味する「appreciation」という単語を使って感謝の気持ちを表現すると以下のようになります。

例:「I would like to express my deepest appreciation to your help and support.

(心よりご支援とご協力に深く感謝いたします。)

締めの言葉として使える表現には、

例:「I wish your company many more successful years.

(貴社のますますのご健勝とご発展をお祈り申し上げます。)

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まとめ

今回、海外の取引先に退職の挨拶メールを送る際に役立つ、英語で書く時のポイントや書き方と例文についてご紹介しました。

メールで送信する時は、読み飛ばされてしまわないよう、件名(Subject:)で退職することがわかるようにしましょう。

辞めるのがいつになるか、後任者が誰であるかをきちんと記載し、これまでお世話になったお礼と感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

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