退職が決まったら、社内や社外で関わりがあった方やお世話になった方に退職の挨拶をします。

本来であれば直接会って口頭で退職の挨拶をするべきですが、遠方の方や事情があって会えないこともありますよね。

そんな時にはメールを使って退職の挨拶をしましょう。

しかしながら、退職の挨拶メールをいつ出すか?そのタイミングについて悩むことがあります。

今回は、社内・社外に退職の挨拶メールをいつ出せば良いのかのタイミングや書き方のポイント、文例について調べてみました。

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退職の挨拶メールはいつ出す?

退職日が決まったら、社内や社外の方に退職することを知らせる必要があります。

お世話になった方、関わりが深い方に対しては社内・社外に関係なく口頭で退職の挨拶をするのが基本です。

しかしながら、同じ社内であっても従業員が多くて一人一人には挨拶できなかったり、遠方で挨拶に行けないこともあります。

そんなやむを得ない状況において使えるのが電子メールです。

退職の挨拶メールを送る際にいつ送るか?ですが、社内と社外で送信すべきタイミングが異なります

社内へだすタイミングは?

退職日が決まったら、自分が言わなくても上司から周囲へ退職が周知される可能性がありますし、残り1ヶ月~2ヶ月ほどは引き継ぎや残務整理で出勤しなければいけないことが多いと思います。

また、社内へ送信する「退職の挨拶メール」は報告というより感謝やお礼の意味合いが強くなるので、あまりに早いタイミングでメールを送信するのは時期尚早です。

社内へ退職の挨拶メールを送信するタイミングは、最終出社日当日が良いでしょう。

最終出社日の午後3時~終業時間少し前(30分~1時間)ぐらいに「退職の挨拶メール」を送信しておきましょう。

特に午前中は忙しい時間帯のため、送信するのは避けた方が無難です。

ただ、退職のお知らせメールを送信するのが1週間前ぐらいが慣例という会社もあるので、その際は会社の慣例や上司の指示に従いましょう。

社外へだすタイミングは?

逆に、取引先や顧客など社外へ送信する「退職の挨拶メール」は後任者の紹介など、業務に関わる報告という意味合いが強くなります。

業務に支障をきたさないよう、なるべく早いタイミングでお知らせする必要がありますので、2~3週間前ぐらいまでには送信する方が良いでしょう。

また、メールを送信する前後に、後任者の紹介も兼ねて2人で直接挨拶に行くことが出来れば理想的です。

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退職の挨拶メールの書き方のポイント

退職の挨拶メールを送信する場合、社内・社外に関係なく、できれば1通1通個別に送信するべきです。

ただ、あまり関わりが深くない社内の方に対しては、一斉メールを送信しても失礼にはなりません。

個別メールにするか一斉メールにするか悩んだら、面倒でも個別メールにしておいた方が無難です。

個別にメールを送信する場合

宛先である「To」には相手のメールアドレスを入れて送りましょう。

メールの本文の冒頭には、相手の方の「名前(フルネーム)様」を入れるようにしましょう。

相手の方との思い出や心に残ったエピソードを文章に織り混ぜてみると、相手の方に感謝やお礼の気持ちが伝わりやすくなるかもしれませんよ。

・退職理由は、詳しく書かずに「一身上の都合により~」と書けば大丈夫ですが、結婚や出産などおめでたい理由がある場合はそれを書いても良いでしょう。

・署名は、所属先と名前だけのシンプルなもので良いのですが、今後も連絡をとりたい方に対しては個別メールにして自分の連絡先を入れておくのも良いでしょう。

・メールの件名は、退職のお知らせ(フルネーム)」や「退職の挨拶(フルネーム)」などにしましょう。

件名だけで用件がわかりやすくなり、名前を記入することで見落とされる可能性が低くなります。

一斉メールで送信する場合

宛先である「To」には自分のメールアドレスにして、送りたい方のアドレスはすべて「Bcc」にして送りましょう。

・退職理由と件名は、個別メールと同じ書き方で大丈夫です。

・署名は、所属先と名前だけのシンプルなもので良いでしょう。

退職の挨拶メールの文例

社内編(一斉メール)

件名:退職のご挨拶(名前)
本文:
◯◯◯部の皆様、お疲れ様です。このたび、一身上の都合により10月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。業務を通して、多くの方々と関わることができ、様々なことを学ばせていただきました。壁にぶつかることもありましたが、皆様から温かい叱咤激励の言葉をいただき、本当に感謝しております。

今後もこの会社で培った経験を活かしていきたいと思っております。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

******************
◯◯◯部
名前 ◯◯ ◯◯
******************

社内編(個別メール:上司へ)

件名:退職のご挨拶(名前)
本文:
◯◯部 役職名 ◯◯◯◯様お疲れさまです。◯◯部の△△△△です。この度、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。平成◯年◯月に入社して、◯年◯ヶ月の月日が経ちましたが、様々な業務を担当させていただきました。◯◯様or役職名には入社当初から目をかけて育てていただき、大変多くのことを学ばせていただきました。至らぬ私のためにご指導を頂き、大変感謝しております。

これまでの貴重な経験を今後に活かして、励んで参りたいと思います。

退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。

メール:〇〇@△△△△△
携帯:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯

末筆ではございますが、〇〇様or役職名のご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

******************
◯◯◯部
名前 ◯◯ ◯◯
******************

社外編

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇 名前)

本文:

◯◯株式会社 ◯◯部

◯◯ ◯◯様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

私事ですが、一身上の都合により△月△日をもって退職する事になりました。

△△様には大変お世話になり、心より感謝しております。

本来であればお伺いして直接ご挨拶申し上げるところ、メールにてのご連絡になりましたことお詫び申し上げます。

今後は弊社の〇〇(後任者の名前)が後任として担当させて頂く事になりました。

後日改めてご挨拶に伺わせますので、変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

*********************
株式会社◯◯ ◯◯部
名前 ◯◯ ◯◯
*********************

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まとめ

退職の挨拶メールをいつ出すかのタイミングについて悩むことがあると思いますが、取引先など社外は2~3週間前など前もって送り、社内は最終出社日などに送信するのが良いでしょう。

退職後でも社内・社外の方との関わりが続くことはありますし、無くなってもまた再開するかもしれませんので、良い印象を残して円満退職ができるように努めましょう。

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