取引先や顧客へ挨拶や商談や打ち合わせなどで訪問した後は、お礼の気持ちを相手に伝えることが大切です。
お礼の気持ちは口頭で伝えたり、電話やメールなどで伝えたりとさまざまな伝え方がありますが、大事なのはなるべく早いタイミングと感謝の気持ちを伝えることです。
今回は、挨拶や訪問後のお礼メールを出すタイミングや、書き方と文例についてご紹介していきます。
訪問後のお礼メールは当日中か翌日までに送る
せっかく先方は会うための時間を割いてくださったのですから、訪問した後に感謝の気持ちを伝えることが社会人としての大切なマナーです。
なお、お礼メールはできる限り早く送信した方が感謝の気持ちが伝わりやすく、余韻も残っている可能性大なので、訪問当日か翌日までに送ると良いでしょう。
もしも、訪問後何日も経った後にお礼を伝えてしまう・・などタイミングを間違えてしまうと、相手は「なぜ今頃になって・・？」と思うはずです。
特にお礼メールの場合、一度送信してしまうと相手が削除しない限りずっと相手のパソコンに残ってしまう為、丁寧語を使い、誤字脱字が無いよう十分に注意して書きましょう。
訪問後初のお礼メールは信頼関係を築く為に重要
取引先やお客様を商談や打ち合わせなどで初めて訪問した場合は、今後の信頼関係を築くためにも最初の対応がとても重要になってきます。
忙しいなか時間を割いてくださったことへの感謝の気持ちを伝え、相手に合わせた文面にすることが大切です。
もしも、訪問や打ち合わせの際に相手から宿題や課題を与えられたり、質問されたりした場合は、社内に持ち帰って上司に報告・相談し、お礼メールの内容についても相談してから送るようにしましょう。
また、お礼メールに定型文を引用することも多いと思いますが、定型文だけだと単なるお礼文になりつまらない文章になりがちです。
せっかくのチャンスと捉え、相手の方の名前や進捗状況、今後の展開について大まかに書き加えるようにすると良いでしょう。
取引先やお客様との関係を継続していきたいと願うならば、一人一人との出会いを大切にし、丁寧に対応していく姿勢が必要になります。
対応の仕方によっては今後、取引や契約が成立するなどのビジネスチャンスに繋がっていく可能性があります。
訪問後のお礼メールの書き方
件名はわかりやすく！
ビジネスメール全般に通じるものですが、件名は見ただけでわかりやすいものにし、件名の最後に送信者の会社名と名前を入れるとわかりやすくなります。
例えば、「面談のお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯」、「打ち合わせのお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯」、「訪問のお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯」などになります。
本文はお礼の気持ちを込めて丁寧に！
本文の冒頭は、相手の会社名、改行後に相手の名前+様を入れて改行しましょう。
「お世話になります。」や「平素は大変お世話になっております。」から始まり、自分を名乗っても良いですし、初めての面談だった場合は「本日はお打ち合わせの時間をいただき、ありがとうございました。」とお礼を述べてから自分を名乗っても良いでしょう。
お礼の気持ちを込めてかくことが大切なので、あまり長すぎても間延びしてしまいますので、簡潔・丁寧に書くようにしましょう。
本文最後には署名を入れる！
ビジネスメールでは、メール本文の最後に署名を記載することが通例です。
いわば名刺の代わりになるものなので、必ずメールの最後に載せるようメールソフトで設定しておきましょう。
殆どのメールソフトで複数の署名を登録することができるので、社内向け、社外向けなどの署名を予め設定しておくと良いでしょう。
署名の例
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◯◯株式会社 営業部 ◯◯ ◯◯
〒000‐0000 東京都世田谷区◯◯0-00 ◯◯ビル5F
TEL ：03-0000-0000 / FAX ：03-0000-0000
MAIL：*****@*****.co.jp
URL ：http://www.*****.co.jp/
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訪問後のお礼メールをシーン別文例
訪問後のお礼メール（基本形①）
| 件名：面談のお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯
株式会社◯◯ 営業部◯◯課 ◯◯ ◯◯ 様 本日◯◯◯のご提案をさせて頂きました、 ◯◯株式会社 営業部の◯◯です。 ご多忙にもかかわらず、貴重なお時間をいただき、 誠にありがとうございました。 本日ご提案させて頂きました弊社の◯◯◯についてご検討のほど、 何卒宜しくお願い申し上げます。 ◯◯様にお会いできましたご縁を大切に、 より一層精進して参ります。 これを機に、末永くお付き合いくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。 |
訪問後のお礼メール（基本形②）
| 件名：打ち合わせのお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯
株式会社◯◯ 営業部◯◯課 ◯◯ ◯◯ 様 いつも大変お世話になっております。 ◯◯株式会社 営業部の◯◯です。 本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 お忙しい中、私どもの説明を真剣に聞いてくださり、大変感謝しております。 今後とも、貴社にご協力できるご提案をさせていただく所存です。 これを機に、末永くお付き合いくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。 |
訪問後のお礼メール（課題や条件を与えられた場合）
| 件名：ご面談のお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯
株式会社◯◯ 営業部◯◯課 ◯◯ ◯◯ 様 平素より大変お世話になっております。 ◯◯株式会社 営業部の◯◯です。 この度は、◯◯◯◯のご説明のお時間を頂き、 今回、〇〇様が〇〇〇〇を導入する場合に発生する費用の問題についてですが、 改めて良いご提案ができますよう、社内で検討させていただきます。 再度ご提示できる内容が固まり次第、連絡を差し上げたいと存じますので、 何卒宜しくお願いいたします。 なお､ご不明点がございましたら、いつでも担当の◯◯までお申しつけください。 |
訪問後のお礼メール（次の訪問日が決まっている場合）
| 件名：打ち合わせのお礼/◯◯株式会社 営業部◯◯
株式会社◯◯ 営業部◯◯課 ◯◯ ◯◯ 様 いつも大変お世話になっております。 ◯◯株式会社 営業部の◯◯です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、 誠にありがとうございました。 弊社の新サービス◯◯◯◯について、◯◯様のご意見を元に弊社にて検討を重ね、 ご期待に添えるよう、充実させていく所存でございます。 何かご相談やご不明な点がございましたら、お気軽に私こと◯◯までご連絡くださいませ。 なお、次回の訪問日は◯月◯日となっておりますので、どうぞ宜しくお願いいたします。 |
まとめ
今回は、挨拶や訪問後のお礼メールを出すタイミングや、書き方と文例についてご紹介しました。
お礼や挨拶はなるべくなら直接会って伝えるか、電話を架けて伝えた方が良いのですが、やはり相手の貴重な時間をいただくことになるので、メールでお礼の気持ちを伝えても差し支えありません。
余韻がさめないうちに、訪問当日か翌日朝までにはお礼メールをだすこと、そして感謝の気持ちを込めて丁寧に、誤字脱字が無いよう注意して書くことが大切です。
