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一斉メールでは返信した方がいいのか迷う事もあると思いますが、今後の仕事をやりやすくする上でも返信した方がいいようです。

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今は一緒に仕事をする機会が無くても、今後はその機会もあるかもしれませんし、今後の為にも挨拶メールの返信は忘れないようにしたいですね。

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構成の基本

挨拶メールへの返信は次のような4つの構成にすると書きやすくなります。

あまり短いのもそっけないですが、長すぎるのも異動の準備などで忙しい相手の方に迷惑になります。

挨拶メールをいただいたお礼

まず、人事異動の挨拶メールを貰った事へのお礼の言葉を書きます。

たとえ、一斉送信だったとしても連絡をくれた事に対するお礼の言葉を入れるのがビジネスメールのマナーです。

・お忙しいところご連絡をいただきまして、ありがとうございます

・ご多忙のところ異動のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます

お世話になった事へのお礼

次に在任中にお世話になった事へのお礼の言葉を書きます。

大きな会社では一度も一緒に仕事をした事が無い方からも挨拶メールが一斉送信されて来る場合もあり、今は一緒に仕事をする機会がないかもしれませんが関節的にはあると思います。

・田中部長には入社当時から長い間大変お世話になり感謝しております

・佐藤様にご担当いただき私どももスムーズに仕事を進める事ができました

新しい場所での活躍を祈る言葉

相手の方は異動することに不安を感じている場合もありますから、返信にはエールを込めて送りたいですね。

もし、自分が転勤する立場だったら「応援している」という内容のメールは嬉しいものだと思います。

新しい部署でも頑張ろうと思えるような言葉を入れて相手に喜んで貰えるようなメールを送りましょう。

・新任地でも益々ご多忙のことと存じますがいっそうのご自愛とご活躍をお祈りしております

・新しい部署におかれましても佐藤様が益々ご活躍される事を心よりお祈り申し上げます

結びの言葉

メールの最後の言葉で「取り急ぎ~まで」という言葉を見かける事があります。

この言葉は省略して用件だけ伝える時の言葉で「とりあえず急いで」という意味があります。

とりあえず、なので目上の人に使用すると失礼にあたりますし、取り引き先の方にも使用しない方がいいでしょう。

・今後共変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます

・末筆ではありますが、これからのご活躍お祈り申し上げております

件名はそのままで

相手の方は挨拶への返信をたくさん受け取っているはずです。

件名を変えてしまうと他の用件があると思われるか、スパムメールと思われる場合もありますからRe:を付けてそのままの件名で返信します。

自分の名前や相手の名前が件名に入っている時はRe:を付けたままで自分の名前を削除して相手の名前に「様」を付けるといいでしょう。

具体的なエピソードを1つ入れる

相手との具体的なエピソードを入れると心のこもったメールになります。

一言エピソードを入れて文面も和らぎますし、「ありがとうございます」だけでは事務連絡のように感じてしまいます。

・仕事に行き詰まっていた時には励ましていただいた事は本当に感謝しております

・〇〇の打ち合わせの時にはご迷惑をおかけしたにも関わらず快く引き受けて下さった事、大変感謝しております。

返信のタイミング

異動の挨拶メールには業務連絡の意味もあるので相手の方はメールがちゃんと届いているかも気になっていると思います。

返信が遅れると「何か失礼があったのでは」と不安に思う事もあります。

ビジネスメールにはメールの返信はなるべく早く、24時間以内には返信をするというマナーもあるので挨拶メールを受け取ったらすぐに返信しましょう。

夜に受け取った場合は翌日の朝一番に返信しても大丈夫です。

宛先には注意する

メールを書き終わって送信する前には宛先をもう一度確認しましょう。

一斉送信されている場合は送信者のみに返信しなければ、知らない人にもメールを送りアドレスを公開する事になってしまいます。

人事異動の挨拶メールへの返信の例文

取り引き先など社外の場合

取り引き先の方が異動される時は担当者が変わるという事になるのでそのための引き継ぎの連絡もあると思います。

すぐに返信をして業務が滞らないようにしましょう。

返信の例文

件名:Re:人事異動による業務引き継ぎの件

株式会社〇〇

佐藤様

お世話になっております。

△△商事の鈴木です。

先程は異動のご連絡をいただきありがとうございました。

こちらこそ、これまで同様ご愛顧いただきますよう改めましてお願い申し上げる次第です。

〇〇企画の打ち合わせの件では色々とご指導いただきまして勉強になりました。

新任地におたれましてもお元気でますますご活躍されますよう心よりお祈り申し上げております。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

社内の場合

気心のしれた親しい間柄の方には自分らしい言葉で送ってあげると喜ばれるでしょう。

上司や同僚には自分らしい言葉とエピソードを添えるといいと思いますが、あまり長くならないように注意して下さい。

返信の例文

件名:Re:人事異動のご報告

佐藤部長

この度は異動のご連絡をいただきましてありがとうございます。

2年間、佐藤部長には大変お世話になりました。

仕事に行き詰まっていた時には食事に連れて行って下さり、励ましていただいた事は今では暖かい思い出となり大変感謝しております。

新しい部署に行かれましてもお元気でますますご活躍されますよう心よりお祈り申し上げております。

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

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まとめ

遠い地域に転勤になる場合などはしんみりした文章になってしまいそうですが、気を付けてポジティブに送りましょう。

挨拶メールには「これからは違う部署で仕事をする事になりますが、今後一緒に仕事をする機会もあるでしょうからこれからもよろしく」という気持ちが込められているものです。

こちらも、「これからも今まで通りによろしく」という気持ちを込めて返信しましょう。

もし、なんの挨拶もなく異動してしまったら寂しい気持ちになりますし、知らない間に異動していたという事になると信頼関係も危うくなってしまいます。

取り引き先の異動の挨拶メールには担当が変わるなどの業務連絡メールという意味もありますからすぐに返信しましょう。

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社内での食事や飲み会に参加したあとのお礼メールの書き方と例文

上司や先輩から食事や飲み会に誘われて宴が終わったあとに、メールで一言お礼を伝えるときに「ごちそうさまでした」だけいいのでしょうか。 もし、私が後輩から「ごちそうさまでした」という一言だけメールが届いたとしたら、ちょっと寂 […]

謝罪・お詫びのビジネスメールに対する返信の書き方と例文|ポイントは4つ!

取引先との連絡には電話よりも後に残るメールの方が多くなり、今ではメールは仕事上で欠かせないツールの1つですね。 日々やり取りしているメールの中には謝罪メールを受け取った事がある方もいると思います。 謝罪メールを受け取った […]

ビジネスメールで返信がない!催促の仕方ですぐに対応してくれる|書き方のポイントと例文

ビジネスメールを送った相手から、なかなか返信がない。 そんな時、「催促のメール」を送らなければなりませんよね。 相手に不快感を与えないように、注意しながら「催促のメール」を送ります。 今回はビジネスで、催促メールを送った […]

ビジネスメールに挨拶文は必須!季節別に時候挨拶の例文を紹介

かしこまったシーンが多いビジネスメールでは、今でもほとんどの企業が少し堅めの時候の挨拶から入るとことを社員に指導しています。 日本古来の慣習はペーパーレスの現代でも根強く、顧客や取引先とのよりよい関係を築くためにも重要視 […]

人事異動の挨拶|社外の方へのビジネスメールの書き方と例文

春や秋は人事異動の季節で挨拶メールが来る事もあります。 人事異動の内示があった時は、社内はもちろん取り引き先など社外の方への挨拶メールは大切です。 人事異動での挨拶メールを送る時のタイミングやメールの書き方と例文をご紹介 […]

退職する際に社内に送る挨拶メール|書き方や例文について

職場を退職する際、上司や先輩、同僚に退職の挨拶メールを送るのがビジネスマナーです。 退職後もまたどこかで顔を合わせる機会があるかもしれません。 失礼のないように、丁寧で気持ちが伝わる挨拶メールを送ることが大切です。 もち […]

退職の挨拶|社外へのビジネスメールの例文・注意する4つの事

十数年前なら退職の報告をメールでするなんて!と思われてしましたが、今ではビジネスメールは重要なツールの一つですから退職の挨拶にメールを送っても失礼にはあたりません。 社外の方へのメールは社内と違い、後任者の紹介や転職する […]

ビジネスメールで件名に社名を入れる場合|書き方と件名例

仕事でたくさんのビジネスメールを送る時に気を付けている事はどんな事でしょうか。 メールの件名はちょっとした工夫や心遣いで相手に分かりやすくなり、後から検索したときにメールを整理しやすくなります。 また、初めてメールを送る […]

上司に送るビジネスメール|食事や飲み会のお礼メールの書き方と例文

ビジネスでは、上司や目上の方に食事や飲みに連れて行ってもらう機会も多いと思います。 食事をご馳走になったり、飲みの場で貴重なアドバイスを頂いたりすることもありますよね。 帰り際にお礼を伝えることはもちろんですが、お世話に […]

お詫びのビジネスメールの書き方|件名例・ポイント・文例集

仕事でミスをしてしまった時は、すぐに電話で謝罪したり直接出向いて謝罪したりしますが、その後にお詫びのメールもしましょう。 誠実に謝罪をして受け入れて貰うためにはどのような文章を書くといいのでしょうか。 仕事のミスでお詫び […]

お詫びを伝えるビジネスメール|添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について

どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。 小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。 ビジネスでは […]

転職する前に送る退職の挨拶メール|社内向けビジネスメールの送り方やマナーと文例

転職活動を始めて内定が決まった場合、今の会社を退職する為に準備しなければならないことがあります。 まずは直属の上司に退職することを報告し、会社から承諾を得る必要があります。 退職の承諾を得た後に、社内にいる関わりのある上 […]

打合せで来社・来訪して貰った時!お礼のビジネスメール例文と書き方

取り引き先に打合せで来社していただいた時には足を運んでくれた事へのお礼をメールで伝えましょう。 今ではメールはビジネスシーンでも欠かせないツールですからマナーにそって失礼もなく、心のこもったお礼のメールを書けるようになり […]

お礼の気持ちを伝えるビジネスメール!社内向けの例文をご紹介します

職場の上司や先輩、同僚などに様々な形でお世話になった時、感謝の気持ちをきちんと伝えるのがビジネスマナーです。 社会人はお礼のメールを送ることが多いのですが、言葉遣いや送るタイミングに気を付けないと、お礼の気持ちを伝えるは […]

ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びメールの書き方

ビジネスメールで社名や相手の方の名前を間違って送信してしまった!なんて失敗を経験したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。 どんなに気を付けていてもミスは起こり得るものです。 万が一、名前や社名を間違って送信し […]

ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った|返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。 その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。 打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]

上司に返信を催促する時のビジネスメール|気をつけたいポイント

上司からメールの返信がなかなか来なくて困る事ありませんか? 上司にメールの返信の催促をしたい時は、どう書いたら不快にさせずに返信をもらえるのでしょうか。 忙しい上司には催促しにくいですが、仕事上やむ終えない場合もあると思 […]

「返信不要」を伝える丁寧な表現とは?ビジネスメールでお礼への返信は必要?

連絡事項のメールが届く時「返信不要」と書かれているのをよく目にします。 相手の人に読んでもらえればそれで良いので、一斉メールなどを送るときにもよく使われますよね。 また、お礼のメールを送信するときや特に忙しい方に送る時な […]

ビジネスメール|挨拶メールに返信は必要?件名は変えるべき?

ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。 社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約40通のメールを受信すると言われています。 メールを確認する頻度は1日平均10回以上だとか… メールで異動の報告や季節 […]

人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について

社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。 辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。 社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]