取り引き先などに資料を送付する場合は前もってお知らせのメールを送りましょう。

前もってメールを送っておくと、届いているか確認も出来るのでミスやトラブルを防ぐ事も出来ますし、資料を待っている相手もいつ届くのかが分かるので安心して貰えます。

社内では上司に報告書などをメールの添付ファイルで送る事も多いと思います。

資料や書類を送付する時のメールの書き方と例文をご紹介します。

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資料を送付する時のお知らせメールもすぐに解るようにしますが、資料を添付している場合は件名に入れるといいでしょう。

資料を郵送などで別送している場合も件名に入れるとわかりやすいと思います。

資料送付の件名例

件名:資料送付のご案内【郵便にて別送です】

件名:資料送付の件です【添付ファイルあり】

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本文を書く時のポイント

メールの本文は次の事を分かりやすく書きます。

最後の資料の問い合わせ先がメールを送った人と違う場合ははっきりと書いて下さい。

・送付した日付

・到着予定日

・送付した資料の内容

・返送する書類の有無

・資料の問い合わせ先を明記する

取り引き先にメールに添付して送付する場合のメール

ファイル名にも注意して、何のファイルかがすぐに分かる名前を付けて添付します。

添付ファイルパスワードがあればそれも記載してパスワードは別のメールで送ります。

これは万が一誤送信してしまった場合に備えるためです。

社外に送る資料はPDFに変換して送る

社外に送る資料はPDFに変換して送る場合が多いですが、会社によって違いがあるかもしれないので上司に確認した方がいいでしょう。

PDFに変換して添付する事には次のようなメリットがあります。

・請求書や重要書類も編集出来ないので安心して送れます。

・WordやExcelの場合はバージョンの違いによってファイルを開けない場合があります。

・WordやExcelがインストールされてなければ相手は見ることが出来ません。

・ファイルの容量が小さくなり、送れない、重すぎて開きにくいという事を防ぎます。

添付ファイルでの資料送付のメールの例文

件名:見積書送付の件【添付ファイル有】

株式会社〇〇

佐藤様

いつもお世話になっております。

△△商事の鈴木です。

先日お問い合わせいただいた資料を添付ファイルにて送付いたします。

1、〇〇のカタログ

2、〇〇の見積書

以上

お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせ下さい。

△△商事 営業部
鈴木太郎
〒000-0000
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL

取り引き先に資料を郵送で別送する場合のメール

資料が相手に届いてからメールを送るのでは意味が無くなってしまいますから、資料を発送した日にお知らせメールを送りましょう。

郵便か宅配業者なのか、いつ頃到着予定かもお知らせするといいですね。

”ご査収(ごさしゅう)”はビジネスメールでよく見かける言葉ですが、「よく確認して受け取って下さい」という意味があります。

別送で資料送付の場合のお知らせメールの例文

件名:資料送付のご案内

株式会社〇〇

佐藤様

いつもお世話になっております。

本日、郵便にて下記資料を発送いたしましたのでご報告申し上げます。

1、〇〇の納品書

2、〇〇の請求書

5月13日に到着予定となっております。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、本メールアドレスまでご連絡をお願いいたします。

署名

上司に資料を送付する場合

メールの宛名は社内では役職名を使わず「様」「さん」で統一している場合や、部長までは役職を付けてそれ以下の場合は「様」「さん」にするなど社内で決めている場合などがあるようです。

決まりがある場合はそれに従えばいいのですが、決まりがない場合は役職を付ける、役職がない社員は「様」を付けるのがいいでしょう。

社内メールでは、最後の署名や社外メールのような丁寧な挨拶文などは必要ありません

内容を簡潔にまとめた短くて分かりやすい文章で送りましょう。

親しくしている同僚でも社内メールはビジネスメールですから、プライベートな内容にならないよう気を付けたいですね。

上司に資料を送付する場合のメールの例文

件名:プレゼン資料の件です【添付ファイル有り】

営業部

佐藤部長

お疲れ様です。

先般ご指示いただきました△△商事へのプレゼン資料が完成いたしましたのでご報告申し上げます。

ご査収のほどよろしくお願いいたします。

鈴木

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まとめ

資料を送付したら終わりではなく、その後ちゃんと相手の方に資料が届いているか確認しましょう。

資料送付のメールを送ると受け取った方からも反応があるのでちゃんと届いたかどうかが分かります。

また、宛先にも注意して、重要な資料を添付した場合は特に誤送信しないように注意しましょう。

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職場の上司や先輩、同僚などに様々な形でお世話になった時、感謝の気持ちをきちんと伝えるのがビジネスマナーです。 社会人はお礼のメールを送ることが多いのですが、言葉遣いや送るタイミングに気を付けないと、お礼の気持ちを伝えるは […]

人事異動で挨拶のビジネスメールを受け取った時|返信の書き方と例文

人事異動での挨拶メールは上司や同僚などの社内からだけではなく、取り引き先などの社外からも届きますし、大きな会社では直接面識のない方から一斉メールで届く事もあります。 一斉メールでは返信した方がいいのか迷う事もあると思いま […]

新年の挨拶メールの書き方や例文をご紹介|仕事始めに送るビジネスメール

新年を迎えてまず始めることといえば、新年のご挨拶ですよね。 社内の上司や目上の方、社外だとお客様や取引先に対して年賀状を送ったり、直接会って口頭で挨拶したりします。 しかし、年賀状を送っていなかった場合は、新年の挨拶メー […]

訪問後に送るお礼のビジネスメール|送るタイミング・書き方・例文

日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。 日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。 初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。 […]

返事が来ない時!相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文

仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか? 「返信はまだ?」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。 相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]

ビジネスメールで返信が遅れた時|お詫びメールの書き方と例文

仕事に追われていて忙しい時は、取引先やお客様へのメールの返信をすっかり忘れていたという経験がある方もいると思います。 メールを貰ってから、かなり日数が経っている場合や相手から督促のメールが来てしまった時にはすぐにお詫びの […]

ビジネスメールで催促が来たときの返答の仕方|返信のポイントや例文について

ビジネスメールで催促のメールを送ることがあるかと思いますが、催促のメールが届くこともありますよね。 病休中や長期の出張、パソコンの不具合など、何らかの事情でメールを見られなくて、気付いた時には取引先やお客様から催促メール […]

お礼のビジネスメールへの返信は件名を変える?そのままでいい?

ビジネスメールで返信をする時に件名はどうしていますか? 件名を変えると返信とわからないのでは?、件名を変えたほうがメールの内容が分かりやすい?などの理由で件名を変更するかどうか迷います。 お礼メールに返信する時の件名につ […]

締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方|ビジネスメールの書き方や文例

ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。 特に、締め切り直前になっても資料が送付されな […]

お詫びのビジネスメールの書き方|件名例・ポイント・文例集

仕事でミスをしてしまった時は、すぐに電話で謝罪したり直接出向いて謝罪したりしますが、その後にお詫びのメールもしましょう。 誠実に謝罪をして受け入れて貰うためにはどのような文章を書くといいのでしょうか。 仕事のミスでお詫び […]

人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について

社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。 辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。 社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]

退職挨拶のビジネスメールへの返信|社外・社内・転職・定年の場合の例文

取り引き先や同じ会社の方から退職メールが届いた時は、返信した方がいいのか、どのように書くといいのか悩みますね。 大きい会社ではあまり顔を合わせた事がない方から届く事もあります。 退職の挨拶メールが届いた時にどのように返信 […]

ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った|返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。 その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。 打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]

ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びメールの書き方

ビジネスメールで社名や相手の方の名前を間違って送信してしまった!なんて失敗を経験したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。 どんなに気を付けていてもミスは起こり得るものです。 万が一、名前や社名を間違って送信し […]

訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について

ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。 お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。 メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]

社内へ謝罪メールを書くポイントと文例について|ビジネスメール文例集

仕事上のミスは誰でも経験があることですよね。 自分が犯してしまったミスで社内に迷惑をかけてしまったら、まずは直接口頭で謝罪することが鉄則です。 社内だからといってお詫びメールだけで謝罪を済ませるのは「楽に済まそうとしてい […]

お礼メールを送る時、返信する時に気をつけるマナーと書き方と文例|ビジネスメール文例集

電子メールはビジネスシーンにおいて今や必要不可欠なツールです。 特に、お礼を伝えるためのビジネスメールは出来るだけ早いタイミングで送ることが大切です。 しかし、友人や家族とのコミュニケーションで使うメールとは違い、ビジネ […]

転職する前に送る退職の挨拶メール|社内向けビジネスメールの送り方やマナーと文例

転職活動を始めて内定が決まった場合、今の会社を退職する為に準備しなければならないことがあります。 まずは直属の上司に退職することを報告し、会社から承諾を得る必要があります。 退職の承諾を得た後に、社内にいる関わりのある上 […]