PTA総会を開催するにあたり、生徒の保護者全員に案内状を渡す必要があります。
学校の生徒皆に配布して、提出期日までに出欠連絡と欠席の保護者に関しては委任状の記載もお願いします。
委任状は、PTA総会をスムーズに進めるためにも必要なもので、決議の可決が必要なときに必要な賛成数確保するためにも必要なものです。
そのためPTA総会の案内状には出欠確認だけではなく、委任状も一緒に書けるようにしていることが多いです。
PTA総会の案内状の書き方とテンプレートを紹介します。テンプレートはWord（ワード）で作成しているので、無料でダウンロードできるようにもしていますので、使いたい方はご自由にお使い下さい。
PTA総会の案内状の書き方
過去に出したPTA総会の案内状があれば、それを活用して日付や場所などを変更して使えばいいと思います。
でも、総会だけではなく懇談会をそのあとに行なったりすることも多くあり、案内を一緒にすることも多いため修正や変更が必要なことがあります。
内容を変更・修正すると、A4用紙1枚に収まらなくなり、文字サイズを変更したり、行間を狭めたり、余白を調整して1枚に収めようとする手間暇があります。
PTA総会の案内状のテンプレートを活用することで、その手間も少なくなり作成時間を短縮することができます。
【PTA総会の案内状の書き方】
・発信日付を右揃えにする
・送付先を明確にして左揃えにする
・発信者氏名を右揃えにする
・題名、何の案内なのかを他よりも大きなサイズで表記する
・挨拶文を記入する
・「記」を記入する
・日時、場所などの連絡事項を箇条書きで書く
・以上で締める
・切り取り線を入れる
・出欠確認と委任状を記入する
PTA総会の案内状テンプレート
平成◯◯年◯月◯日
PTA会員の皆様
◯◯市立◯◯小学校
PTA会長 ◯◯ ◯◯
校長 ◯◯ ◯◯
◯◯小学校PTA総会および学年懇談会開催について
陽春の候、会員の皆様におかれましては、ますますご清祥のことお喜び申し上げます。
日頃より、本会の事業ならびに教育環境推進のPTA活動にご理解・ご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、平成◯◯年度第◯◯回PTA総会を下記のとおり開催いたします。ご多用とは存じますが、是非ご出席賜りますようにご案内申し上げます。
記
１．日 時 平成◯◯年◯月◯日（◯） ◯◯時◯◯分～
２．会 場 ◯◯小学校体育館および下記の会場
３．日 程 P T A 総会 ◯◯時◯◯分～◯◯時◯◯分
学年懇談会 ◯◯時◯◯分～◯◯時◯◯分
１年生…体育館左前方 ２年生…体育館左中央 ３年生…体育館左後方
４年生…体育館右前方 ５年生…体育館右中央 ６年生…体育館右後方
４．議 事 平成◯◯年度 事業報告・決算報告および監査報告
平成△△年度 役員選出・事業計画書・予算案
５．お願い （１）出欠表・委任状は◯月◯◯日（◯）までに担任に提出下さい。
（２）当日、自家用車での来校はご遠慮下さい。駐車場がありませんので公共交通機関をご利用下さい。
（３）上履き（スリッパ）を必ずご持参下さい。
以上
——————————キ リ ト リ——————————
平成◯◯年◯月 日
平成◯◯年度 PTA総会出欠表
下記の１または２のいずれかを◯で囲み、必要事項をご記入の上◯月◯◯日（◯）までに担任へご提出下さい。欠席の場合は、下の委任状もご記入ください。
| 年 組 生徒名 保護者氏名 | |
| １ 出席します | ２ 欠席します |
↓欠席の場合は、委任状をお願いします
|
委任状 ◯◯小学校PTA総会議長 ◯◯ ◯◯殿総会の決議のすべてを議長におまかせし、異議申し立てを致しません。 保護者氏名 印 |
PTA総会の案内状テンプレートダウンロード
PTA総会の案内状をWord（ワード）で作成しましたので、紹介したテンプレートで良ければ無料ダウンロードできるようにしましたのでご活用下さい。
まとめ
PTA総会を開催するにあたり、色々な準備がありますが、その中の一つである案内状のテンプレートのサンプルを紹介しました。
私のところではPTA総会のあとに学年懇親会を開催するのが通例となっています。
PTA総会だけであれば、懇親会部分の文章を削除・消して頂ければ使うことができます。
挨拶やスピーチをする方は、挨拶文も考えないといけませんが、早め早めに準備しておくことで心に余裕を持って対応することができます。
