退職の挨拶をメールでするなんて！と思っている人もいるかもしれませんが、今ではメールはビジネスで重要なツールで、なかなか顔を合わせる機会の無い方にはメールで挨拶する事も珍しくありません。
相手に失礼のないように退職の挨拶をメールでするにはどんな事に注意をして送るといいのでしょうか。
退職の挨拶を取引先など社外の方に向けてメールを送る時のポイントと例文を２タイプご紹介します。
色々な手続きや引き継ぎで慌ただしくなりますが、読みやすく明るい内容で今までのお礼と今後も変わらない取り引きをお願いしましょう。
退職メールはどのタイミングで送る？
社外への退職の挨拶は会社と会社の関係にもつながりますから、メールだけでいいのか直接訪問するのか上司と相談した方がいいでしょう。
社内と社外ではメールを送るタイミングや目的が違います。
社外への退職メールの目的は退職の挨拶もありますが、自分の退職によって相手を不安にさせないようにする事も大切です。
社内への退職メールでは退職日に送る事が多いですが、社外へはきちんと引き継ぎも出来て相手が不安を感じないように、退職日から２～３週間前くらいに送るのがいいでしょう。
社外に送る退職メールのポイント
件名は退職メールとすぐにわかるように
メールの件名が「お疲れ様です」や「ありがとうございました」では退職メールとわからずに後回しにされる事も考えられますから、ひと目で退職の挨拶メールとわかるような件名にします。
件名に自社名と自分の名前も忘れずに入れましょう。
退職日を明記する
取引先の方がメールを見た後に連絡をくれる事もあると思いますが、退職日を明記していないと「辞めた後だった」ということになるかもしれません。
退職日は忘れずに明記しておきましょう。
後任者を伝える
退職前に後任者と一緒に直接挨拶に行く事がベストですが、難しい場合はメールで後任者が決まっている事や後日後任者が挨拶に行く事などが分かると相手の不安も少なくなると思います。
事情があり後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署と連絡先は明記しておきましょう。
退職理由や転職先は書かない
一番大切な注意点ですが、退職する理由や転職先が決まっていた場合の情報などについてはコンプライアンスに関わってくるので詳しくは書きません。
退職理由は会社のネガティブな印象を与える事になってしまう事もあります。
退職後に元取引先と仕事上の付き合いになった場合に「顧客情報を利用している」との誤解を与えてしまう事もありますから、退職後の連絡先を書く事も避けましょう。
私用の連絡先をどうしても伝えたい場合は上司の許可を得てからにして下さい。
勝手に伝えた事でトラブルに巻き込まれる事もあります。
退職の挨拶メールの例文
上のポイントに注意した例文をご紹介します。
退職の理由は「一身上の都合により」と書くのがいいですが、結婚や出産などは書いてもいいと思います。
退職メール後に後任者と挨拶に行く場合の例文
件名
退職のご挨拶（株式会社△△ 佐藤）
本文
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により◯月◯日をもちまして退職することになりました。
今まで〇〇様には大変お世話になり、誠にありがとうございました。
後任は、同じ部署の〇〇が務めさせて頂きます。
後日〇〇を連れてご挨拶に伺いたいと考えておりますので、ご都合の良い日時をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
退職メール後に後任者のみが挨拶に行く場合の例文
件名
退職のご挨拶（株式会社△△ 佐藤）
本文
株式会社〇〇 〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により◯月◯日をもちまして退職することになりました。
今まで〇〇様には何かとお力添えをいただき心より感謝致しております。
ここにあらためてお礼申し上げます。
本来であれば伺ってご挨拶するべきところ、メールでの挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の〇〇が務めさせて頂きます。
〇〇が改めてご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
まとめ
退職する時に取引先など社外に向けて送る挨拶メールは簡潔に書く事も大切ですが、退職日や後任は誰がするのかなど必ず伝えておきたい点もあります。
メールだけの挨拶でいいのか、後任者を連れて直接挨拶に行った方がいいのかは上司に相談して決める方がいいでしょう。
社内メールでは一斉送信をする事もあるかと思いますが、社外メールでは相手の企業名や個人名を入れた方がいいので面倒でも一件ずつ送りましょう。
