退職することが決まったら、社内社外を問わずにお世話になった方や接点があった方全員に直接会って退職の挨拶をしたいものですが、さすがに全員は無理ですよね。

そんな時に役立つのが、ビジネスにおいて情報のやり取りに必要不可欠なツールである電子メールです。

メールを使って退職の挨拶をすることは昔より多くなっていますし、お世話になっていて直接会うことが難しい場合はメールで済ませても失礼にはなりません。

社会人として、これまでお世話になったお礼と別れの挨拶を伝えることは大切なマナーですので、是非送っておいた方が良いでしょう。

今回、社内に退職の挨拶メールを送る際に気をつける3つのポイントや、例文についてご紹介します。

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仕事で深い関わりがあった方には

なるべく直接会って退職の挨拶をしましょう。

やむを得ない事情があって直接会いに行けない場合は、一人一人個別にメールを送るようにしましょう。

関わりは少ないが面識がある方には

個別にメールを送信する必要はなく、同じ内容のメールを一斉に送信しても失礼にはあたりません

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1.いつ送るか?

社内へ退職の挨拶メールを送るタイミングは退職日(=最終出社日)に送るのが良いでしょう。

退職が決まれば、引き継ぎをきちんと行いつつ、溜まった有給休暇を退職日までに消化したいですよね。

有給休暇が残っていれば、退職日も含めて消化することができますが、その場合は最終出社日の勤務時間終了頃に挨拶メールを送りましょう。

会社によって、退職挨拶メールは最終出社日の定時以降に送るべきとされる場合もありますし、1週間前に送ることが慣例となっている会社もありますので、会社の慣例やルールに従いましょう。

2.送信の仕方は?

お世話になった方や親しくしていた方には一人一人個別にメールを送りましょう。

宛先である「To」には相手のメールアドレスを入れます。

関わりは少ないが面識はある方には一斉メールでかまいません。

その際、宛先である「To」には自分のメールアドレスにして、送りたい方のアドレスはすべて「Bcc」にして送りましょう

3.書く内容は?

退職理由については細かくかかず、「一身上の都合」と書けば大丈夫です。

ただ、結婚や出産などのおめでたい理由の場合は、それを書いても良いでしょう。

件名は、「退職の挨拶(名前)」にすると良いでしょう。

件名だけで用件がわかりやすく、名前も記入することで見落とされる可能性が低くなります。

お世話になった方や親しくしていた方には、思い出エピソードや心に残ったことなどを一言書き添えると気持ちが伝わりますよ。

しかし、親しくしていた方だからといって、何でも書いて良い訳ではありません。

自分は去っても、メールは相手が削除しない限り残りますので、会社に対する不満や愚痴などは書かないように気をつけましょう。

お世話になったお礼と感謝の気持ちを書き添えるようにし、短くて良いのでシンプルなものにしましょう。

署名に私用の連絡先を入れるかどうかですが、今後も連絡をとりたい場合は私用の連絡先やメールアドレスなどを記入しても良いでしょう。

そうではない場合は、名前と所属先のみを書いたシンプルな署名でも良いでしょう。

社内へ送る退職挨拶メールの例文

退職挨拶メールを送る際には、上記の3つのポイントを踏まえてメールを送りましょう。

一斉メールの場合

件名:退職のご挨拶(名前)

本文:
◯◯◯部の皆様、お疲れ様です。

このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
業務を通して、多くの方々と関わることができ、様々なことを学ばせていただきました。

壁にぶつかることもありましたが、皆様から温かい叱咤激励の言葉をいただき、本当に感謝しております。

今後もこの会社で培った経験を活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。
メール:〇〇@△△△△△
携帯:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

上司へのメールの場合

本来は口頭で退職の挨拶をすべきですが、やむを得ない理由があって会うことができず、メールでの挨拶になってしまうこともあります。

上司に送信する場合は、一斉メールだと気を悪くする方もいますので、個別に送信するようにしましょう。

◯◯部
部長 ◯◯◯◯様お疲れさまです。◯◯部の△△△△です。
一身上の都合により、本日を持ちまして、退職することになりました。本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。平成◯年◯月に入社して、◯年◯ヶ月の月日が経ちましたが、様々な業務を担当させていただきました。◯◯部長には入社当初から目をかけて育てていただき、大変多くのことを学ばせていただきました。至らぬ私のためにご指導を頂き、大変感謝しております。これまでの貴重な経験を今後に活かして、励んで参りたいと思います。末筆ではございますが、〇〇部長のご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
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まとめ

社内向けに退職の挨拶メールを送る際は、「いつ送るか」「送り方」「書く内容」の3つのポイントに気をつけて送りましょう。

一斉メールの例文と上司宛の例文についてもご紹介しましたので、最後まで皆様への感謝の気持ちを持ちながら退職の気持ちを伝えてくださいね。

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