退職日が決まり、社内の同僚や部下に退職の挨拶をメールで送る場合、お世話になった上司にも同じメールを送って良いのか悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
今回は、上司に退職の挨拶をメールで送っても失礼にならないのか、また送る場合に気を付けたいビジネスマナーや書き方、文例などを紹介したいと思います。
お世話になった方々です、最後も失礼のないようにしたいものです。
上司に退職の挨拶をメールで送っても失礼にならない?
一昔前であれば、はがき、手紙といった文書で、お世話になった方々へ退職挨拶をするのが一般的でした。
しかし近年では、「退職の挨拶はメールで送る」といった企業が増えているようです。
会社で退職のメールを受け取ったことがあれば、あなたも退職の挨拶をメールで送っても大丈夫でしょう。
しかし上司への退職の挨拶メールは、一斉送信だと気を悪くする人もいるので、面倒でも一人ずつに宛名入りで送ることをオススメします。
ネガティブな内容は避けて、今までの感謝の気持ちを伝える文面がいいでしょう。
退職の挨拶メールを送る時のマナー
社内宛の退職の挨拶メールは、退職を報告するよりも、お世話になった方々に感謝の気持ちや、お礼を伝えるものになります。
基本的には最終出勤日に送信します。
最終出勤日とは、会社に最後に出勤する日になります。
雇用契約が終了する退職日までの最後の1週間や2週間に有給を取る場合は、有給前の最後に職場に出勤する日が最終出勤日になります。
※ただ、会社によっては最終出勤日に送るのが暗黙のマナーになっている会社もあれば、退職1週間前に退職メールを送ることが慣習になっている企業もあったりと、職場によって様々です。
以前、自分に送られてきた他の人の退職メールに揃えるのが無難と言えます。
・社内メールは終業1時間前がベストタイミング
社内メールは業務に支障がない時間に送るのもポイントになります。
9時~11時、13時~16時は業務上で大切なメールのやり取りが行われる時間帯です。
その時間帯は避けるようにします。
昼休み時間や定時から1時間前に送るのがベストでしょう。
・宛先に配慮する
退職メールは、部署単位や営業所単位などで一斉に送っても構いません。
しかし、一斉メールを送る場合、宛先に気を付けなければなりません。
一斉メールを送る場合「To.」には自分のメールアドレスを入れ、送信先のアドレスはすべて「Bcc.」に入れます。
他人同士でアドレスを知られないように配慮する意図があります。
しかし、メールの宛先が1人の場合は、「To.」に宛先のアドレスを入れ、「Cc.」や「Bcc.」は使わないことが、マナーになります。
・メールの内容は簡潔に！
あまり込み入った話をしないのが、ビジネスマナーです。
退職理由は「一身上の都合」ととどめておきましょう。
結婚や出産などの明るい理由の場合などは書いても構いません。
内容は、今までのお礼と、送り先の今後の活躍を祈る2点にまとめるようにします。
上司へ！ 退職挨拶メールのポイント
上記で述べた社内宛メールの送り方を踏まえて、上司へ個別に退職挨拶メールを送る時のポイントをおさえておきましょう。
上司の場合、一斉メールだと気を悪くする人もいるので、面倒でも一人ずつに宛名入りで送ることをおすすめします。
| ・『件名』には「退職の挨拶であること」と「名前」が一目でわかるにする ・『宛先』には上司の名前をきちんと入れて個別に送ります ・ネガティブな内容は避け、お世話になったことへの『感謝の気持ち』を伝えるようにします ・退職後も連絡をとっていきたい方は、署名欄に私用の連絡先を明記しておいても良いでしょう。 残った上司からしてみると、退職後も連絡を取り合える手段を示されるのは嬉しいものです。 |
~上司へ向けた 退職挨拶の文例①~
| 【件名】：退職のご挨拶 〇〇部 名前 【本文】： ☓☓部長、お疲れ様です。 〇〇部〇〇です。この度、一身上の都合により◯月末で退職することとなり、本日が最終出社日となりました。 本来なら直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。 月日が経つのは早いもので私がこの会社に入社して早〇〇年となりました。 ☓☓部長には新人のころから、いつも気にかけて頂き大変感謝しております。 今までの経験を今後の人生に生かし、励んでまいりたいと思います。 本日までの長い間大変お世話になりました。 これからも皆様方の活躍を心よりお祈りしております。 本当にありがとうございました。 |
~上司へ向けた 退職挨拶の文例②~
| 【件名】：退職のご挨拶 〇〇部 名前 【本文】： 営業部 部長 ☓☓様お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。一身上の都合により、本日を持ちまして、退職することになりました。本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼します。 平成◯年◯月に入社して、早◯年◯ヶ月の経ちました。 様々な仕事を担当させていただきました。 ☓☓部長には新入社員の頃より、ご指導ご鞭撻を頂き、多くのことを学ばせていただき大変感謝しております。 今後も教えていただいた事を糧にし、生かしていきたいと思っております。 末筆ではございますが、改めて皆様の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。 |
~上司へ向けた 退職挨拶の文例③~
個別に送る上司への退職メールでは、愚痴や苦言にならないような内容であれば、仕事でのエピソードや思い出話、相手から何を学んだのかを添えると、より印象深いものになります。
また挨拶メールに「私用の連絡先」を書いてもOKです。
| 【件名】：退職のご挨拶（名前） 【本文】： 営業部〇〇課 ☓☓様 お疲れ様です。〇〇課の〇〇です。このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。 ☓☓部長にはいつも気にかけていただき、大変多くのことを学ばせていただきました。 私が業務の事で悩んでいるとき、温かい叱咤激励の言葉をいただいたこと、今でも心に残っています。 在籍中はいたらぬ点も多々あったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。 今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思います。 退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。 最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。 本当にありがとうございました。 |
あとがき
退職の挨拶メールは個人的な使用になります。
就業中はにメールを送るのは避けるようにしましょう。
またメールで挨拶するのは、あくまで最終日までに全員に挨拶のために会えない場合のフォローになります。
メールだけで済ませるのはちょっと、、という相手が思い浮かんだら、必ず直接声をかけて最後の挨拶をして下さいね。
