連絡事項のメールが届く時「返信不要」と書かれているのをよく目にします。
相手の人に読んでもらえればそれで良いので、一斉メールなどを送るときにもよく使われますよね。
また、お礼のメールを送信するときや特に忙しい方に送る時などは、わざわざ相手の方に返信していただくのも申し訳ないので、その気遣いから「返信は不要です」と書くこともあるかと思います。
何気なく書いている「返信不要」という表現も、場合によってはマイナスの印象を与えてしまうこともあります。
特にビジネスメールでは、上司や目上の方、取引先、お客様に送ることが多いので、失礼のないように送りたいですね。
そこで今回、「返信不要」を伝える丁寧な表現やビジネスメールでお礼への返信は必要なのか、色々調べてみました。
「返信不要」はマナー違反？
一斉メールで連絡事項を送る際に読んでもらえるだけで良い時や忙しい中の返信は申し訳ないと気遣う時に「返信不要」と送ることが多いですよね。
マナー違反ではありませんが、受け取る側によっては「返信不要だなんて感じが悪いな」という印象を与えてしまうこともあります。
特にビジネスメールでは、相手に不快な思いを与えないように注意する必要があります。
「返信不要」を伝えるタイミングも大切です。
メールの途中で突然「返信は不要でございます」送られてきたら「一方的だな」と悪い印象を与えてしまう恐れもあります。
用件や会話が終わった段階で、文の末尾に丁寧な表現で伝えるようにしましょう。
「返信不要」の丁寧な表現とは？
例：メールの返信は不要でございます。
：メールの返信はどうぞお気遣いなく。
：特に問題が無ければ、返信は不要です。
：ご確認頂けましたら、返信は気にされなくても結構です。
：ご確認頂ければ、ご返信には及びません。
：お忙しいことと存じますので、このメールへの返信は気にされないで下さい。
：ご多忙のことと存じますので、ご返信には及びません。
：どうぞメールの返信にはお気を遣われませんように。
「返信不要」をこのように丁寧な表現に代えるだけで、随分と柔らかい印象になり、相手への気遣いが感じられる内容になります。
上司から「返信不要」と来たらどうする？
「返信不要」のメールを受信した際には「返信はされなくてOKです」という意味合いが込められていますが「返信してはいけない」というわけではありません。
中には「返信不要」と書いて送信しているのに「礼儀として当然返信はあるだろう」と思っている人もいます。
特に上司や目上の方、取引先やお客様には一言返信しておくのがビジネスマナーです。
例：承知致しました。
：本件について確認致しました。
：メール確認致しました。ご連絡ありがとうございます。
このように一言返信しておくことによって、送り主に確認した旨を伝えることが出来ます。
より良い信頼関係を築くためにも、ちょっとした気遣いを大切にしましょう。
お礼メールへの返信は必要？
お礼メールには送り主の感謝の気持ちが込められています。
お礼メールを受け取ったら「お忙しい中メールを頂きありがとうございます。」と一言、メールを送って下さったことへのお礼を伝えておくと印象も良いでしょう。
更に「メールのご返信は不要でございます。」「どうぞメールの返信にはお気を遣われませんように。」と添えておくと相手への気遣いが伝わりますよ。
お礼メールに返信する際には新規メールで送る必要はありません。
相手のメールに対する返信だと分かるように件名に「Re:」が付いた状態のままで送信しましょう。
逆に、お礼メールを送る際に返信不要な旨を伝えたい時は、メールの末尾に「お礼メールにつき、ご返信は不要でございます。」「ご返信にはおよびませんので、どうぞお気遣いなく」など、一文を添えておきましょう。
お礼メールは、当日中または翌日までに必ず送りましょう。
お礼メールへの返信は、受け取ったら出来るだけ早く送るようにしましょう。
早ければ早いほど好印象です！
まとめ
メールで「返信不要」と書いてあったとしても、自分で返信が必要だなと思った際には返信するようにしましょう。
特にビジネスメールでは「返信不要」と書いてあったとしても「承知いたしました。」と一言返信しておくことで、送り主にメールを確認した旨が伝わり、印象も良くなります。
仕事や人間関係を円滑に進めるためにもビジネスメールはとても大切なものです。
受け取り側に気持ちよく読んでもらえるように言葉の選び方に気を配り、メールを送信しましょう。
