訪問後に送るお礼のビジネスメール｜送るタイミング・書き方・例文

日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。

日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。

初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。

今回は、訪問後のお礼メールの書き方やポイントなどをご紹介します。

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お礼メールを送るタイミング

お礼メールはすぐに送らなければ効果がありません。

訪問から数日後に送られてきたら、相手は「なぜ今更？」と思って印象が悪くなる事もあり、お礼メールの意味がなくなってしまいます。

訪問したその日のうちに送るようにしたいですね。

営業訪問後のお礼メールの書き方

ビジネスメールにはマナーがあります。

マナーにのっとったメールで相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

件名はわかりやすく

件名は「いつ・何のメール」かがすぐにわかるようにまとめ、最後に社名と名前を入れます。

本文は簡潔に

丁寧過ぎる文章は読みにくい場合もあります。

感謝の気持ちが伝わりやすいように他の件の話題は入れない方がいいでしょう。

訪問時に取引先やお客様から課題を貰った場合で明確な返答がすぐにできない場合でもお礼メールでふれておきましょう。

「ご面談時に佐藤様がおっしゃっておられた〇〇に関してですが、次回最適なご提案ができるように尽力させていただきたく存じます。」

このような文章を入れておくといいと思います。

本文を書く時の注意点は以下の４つです。

・誤字脱字には気を付けて何度も確認する

・漢字ばかりでは読みにくい場合もあるのでひらがなも適度に入れる

・内容は簡潔に書く

・訪問先に合わせた文章を入れる

お礼メールのテンプレートを作っている方も多いと思います。

テンプレートがあるとすぐに作れて便利ですが、訪問先に合わせた文章を１つでも入れると印象に残り次の仕事につながる場合もあるので入れるといいですよ。

取り急ぎは使っていい？使わない？

ビジネスメールでよく見る表現に「取り急ぎ～まで」という言葉がありますね。

「取り急ぎ～まで」はビジネスメールで使ってはいけない言葉ではありませんが、使い方には注意が必要です。

使わない方がいい相手としては【上司・先輩・取引先・お客様】などです。

「取り急ぎ」には「とりあえず急いで」「間に合わせの処置として」などの意味がありますから、取引先を営業で訪問した後のお礼メールには適さないのが分かると思います。

「取り急ぎお礼まで」としてしまうと「とりあえずお礼メールしておきました」という雑な印象を与えてしまうでしょう。

社内の親しい上司や先輩でお互いに急いているという事がわかる場合には使ってもいいと思います。

取り急ぎ～までを丁寧に言い換えよう

「まずはお礼を申し上げます」「まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」などに置き換えると急いでお礼のメールをしているのは伝わりますが、雑な印象にはなりません。

アドレス登録してから送信

始めての訪問先で受け取った相手の名刺に書かれているアドレスを見てメールを送る時は、アドレス登録をしてからメールを送りましょう。

メールソフトによっては受け取った相手にアドレスではなく「TO：〇〇会社　営業部　佐藤様」などと表示されます。

これで相手にはこちらがアドレス登録している事が伝わり、印象もよくなりますし今後のメール送信でも誤送信するリスクも低くなります。

お礼メールの例文

１件名

２挨拶

３本文

４締めの言葉

上のような構成でメールを書くといいでしょう。

１、件名

本日の訪問のお礼（〇〇株式会社　伊藤）

２、挨拶

お世話になっております。

〇〇株式会社伊藤です。

３、本文

本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。

商品カタログを送付させていただきます。

よろしければご評価結果が出る頃に、再度訪問させていただきたく存じます。

ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡いただけましたら幸いです。

４、締めの言葉

略儀ではございますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　伊藤

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まとめ

お礼メールを送る時には誤字脱字には気を付けて、余計な文章がないかチェックする習慣を付けておきましょう。

訪問後の早いタイミングで送ることも大切ですが、急ぎ過ぎて誤字脱字やおかしな文章では本末転倒になってしまいます。

ビジネスメールに慣れるまではメール１通入力するだけでも大変だと思いますが頑張って下さいね！

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もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。 […]

: お詫びを伝えるビジネスメールとマナー｜締め切りに間に合わない場合の文例をお伝えします

ビジネスでは様々な期限、期日があり、必ず守る必要があります。しかし、何らかの理由で書類送付や納期が遅れたり、原稿の締め切りにどうしても間に合わなかったりすることもあります。そのようなときは、取引先やお客様に少しでもご […]

: ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びメールの書き方

ビジネスメールで社名や相手の方の名前を間違って送信してしまった！なんて失敗を経験したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。どんなに気を付けていてもミスは起こり得るものです。万が一、名前や社名を間違って送信し […]

: 就職が決まった！内定通知のお礼メールの書き方｜件名や例文など

就職や転職活動の努力が実って内定通知を頂いたら、お礼メールやお礼状を出した方がいいのか、悩む方も多いのではないでしょうか。就職活動中はメールを使って採用担当者とやりとりをすることも多いですよね。内定通知のメールが届い […]

: 挨拶・訪問後に送るお礼メールの出すタイミングや書き方と文例｜ビジネスメールの書き方

取引先や顧客へ挨拶や商談や打ち合わせなどで訪問した後は、お礼の気持ちを相手に伝えることが大切です。お礼の気持ちは口頭で伝えたり、電話やメールなどで伝えたりとさまざまな伝え方がありますが、大事なのはなるべく早いタイミング […]

: 訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について

ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]

: 時間調整・時間変更のビジネスメールへの返信の書き方と例文

今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。メールを返信する時は候補時刻を分かりやすく書き […]

: ビジネスメール｜挨拶メールに返信は必要？件名は変えるべき？

ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約４０通のメールを受信すると言われています。メールを確認する頻度は１日平均１０回以上だとか… メールで異動の報告や季節 […]

: お詫びを伝えるビジネスメール｜添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について

どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。ビジネスでは […]

: 退職の挨拶｜社外へのビジネスメールの例文・注意する４つの事

十数年前なら退職の報告をメールでするなんて！と思われてしましたが、今ではビジネスメールは重要なツールの一つですから退職の挨拶にメールを送っても失礼にはあたりません。社外の方へのメールは社内と違い、後任者の紹介や転職する […]

: 社内へ謝罪メールを書くポイントと文例について｜ビジネスメール文例集

仕事上のミスは誰でも経験があることですよね。自分が犯してしまったミスで社内に迷惑をかけてしまったら、まずは直接口頭で謝罪することが鉄則です。社内だからといってお詫びメールだけで謝罪を済ませるのは「楽に済まそうとしてい […]

: 締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方｜ビジネスメールの書き方や文例

ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。特に、締め切り直前になっても資料が送付されな […]

: お詫びのビジネスメールの書き方｜件名例・ポイント・文例集

仕事でミスをしてしまった時は、すぐに電話で謝罪したり直接出向いて謝罪したりしますが、その後にお詫びのメールもしましょう。誠実に謝罪をして受け入れて貰うためにはどのような文章を書くといいのでしょうか。仕事のミスでお詫び […]

: 上司に返信を催促する時のビジネスメール｜気をつけたいポイント

上司からメールの返信がなかなか来なくて困る事ありませんか？上司にメールの返信の催促をしたい時は、どう書いたら不快にさせずに返信をもらえるのでしょうか。忙しい上司には催促しにくいですが、仕事上やむ終えない場合もあると思 […]

: 打合せで来社・来訪して貰った時！お礼のビジネスメール例文と書き方

取り引き先に打合せで来社していただいた時には足を運んでくれた事へのお礼をメールで伝えましょう。今ではメールはビジネスシーンでも欠かせないツールですからマナーにそって失礼もなく、心のこもったお礼のメールを書けるようになり […]

: 上司に送るビジネスメール｜食事や飲み会のお礼メールの書き方と例文

ビジネスでは、上司や目上の方に食事や飲みに連れて行ってもらう機会も多いと思います。食事をご馳走になったり、飲みの場で貴重なアドバイスを頂いたりすることもありますよね。帰り際にお礼を伝えることはもちろんですが、お世話に […]