日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。
日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。
初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。
今回は、訪問後のお礼メールの書き方やポイントなどをご紹介します。
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お礼メールを送るタイミング
お礼メールはすぐに送らなければ効果がありません。
訪問から数日後に送られてきたら、相手は「なぜ今更?」と思って印象が悪くなる事もあり、お礼メールの意味がなくなってしまいます。
訪問したその日のうちに送るようにしたいですね。
営業訪問後のお礼メールの書き方
ビジネスメールにはマナーがあります。
マナーにのっとったメールで相手に感謝の気持ちを伝えましょう。
件名はわかりやすく
件名は「いつ・何のメール」かがすぐにわかるようにまとめ、最後に社名と名前を入れます。
本文は簡潔に
丁寧過ぎる文章は読みにくい場合もあります。
感謝の気持ちが伝わりやすいように他の件の話題は入れない方がいいでしょう。
訪問時に取引先やお客様から課題を貰った場合で明確な返答がすぐにできない場合でもお礼メールでふれておきましょう。
「ご面談時に佐藤様がおっしゃっておられた〇〇に関してですが、次回最適なご提案ができるように尽力させていただきたく存じます。」
このような文章を入れておくといいと思います。
本文を書く時の注意点は以下の4つです。
・誤字脱字には気を付けて何度も確認する
・漢字ばかりでは読みにくい場合もあるのでひらがなも適度に入れる
・内容は簡潔に書く
・訪問先に合わせた文章を入れる
お礼メールのテンプレートを作っている方も多いと思います。
テンプレートがあるとすぐに作れて便利ですが、訪問先に合わせた文章を1つでも入れると印象に残り次の仕事につながる場合もあるので入れるといいですよ。
取り急ぎは使っていい?使わない?
ビジネスメールでよく見る表現に「取り急ぎ~まで」という言葉がありますね。
「取り急ぎ~まで」はビジネスメールで使ってはいけない言葉ではありませんが、使い方には注意が必要です。
使わない方がいい相手としては【上司・先輩・取引先・お客様】などです。
「取り急ぎ」には「とりあえず急いで」「間に合わせの処置として」などの意味がありますから、取引先を営業で訪問した後のお礼メールには適さないのが分かると思います。
「取り急ぎお礼まで」としてしまうと「とりあえずお礼メールしておきました」という雑な印象を与えてしまうでしょう。
社内の親しい上司や先輩でお互いに急いているという事がわかる場合には使ってもいいと思います。
取り急ぎ~までを丁寧に言い換えよう
「まずはお礼を申し上げます」「まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」などに置き換えると急いでお礼のメールをしているのは伝わりますが、雑な印象にはなりません。
アドレス登録してから送信
始めての訪問先で受け取った相手の名刺に書かれているアドレスを見てメールを送る時は、アドレス登録をしてからメールを送りましょう。
メールソフトによっては受け取った相手にアドレスではなく「TO:〇〇会社 営業部 佐藤様」などと表示されます。
これで相手にはこちらがアドレス登録している事が伝わり、印象もよくなりますし今後のメール送信でも誤送信するリスクも低くなります。
お礼メールの例文
1件名
2挨拶
3本文
4締めの言葉
上のような構成でメールを書くといいでしょう。
1、件名
本日の訪問のお礼(〇〇株式会社 伊藤)
2、挨拶
お世話になっております。
〇〇株式会社伊藤です。
3、本文
本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。
商品カタログを送付させていただきます。
よろしければご評価結果が出る頃に、再度訪問させていただきたく存じます。
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡いただけましたら幸いです。
4、締めの言葉
略儀ではございますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。
〇〇株式会社
営業部 伊藤
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お礼メールを送る時には誤字脱字には気を付けて、余計な文章がないかチェックする習慣を付けておきましょう。
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ビジネスメールに慣れるまではメール1通入力するだけでも大変だと思いますが頑張って下さいね!
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お礼メールへの返信の例文とポイント3つ|ビジネスメールマナー
仕事でお礼メールが来たら返信していますか? お礼メールには相手の心が込められています。 忙しい時間をさいてお礼のメールを送ってくれているのですから、お礼メールが届いたらすぐに返信しましょう。 ビジネスメールはプライベート […]
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挨拶・訪問後に送るお礼メールの出すタイミングや書き方と文例|ビジネスメールの書き方
取引先や顧客へ挨拶や商談や打ち合わせなどで訪問した後は、お礼の気持ちを相手に伝えることが大切です。 お礼の気持ちは口頭で伝えたり、電話やメールなどで伝えたりとさまざまな伝え方がありますが、大事なのはなるべく早いタイミング […]
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転職後に送る社外への挨拶ビジネスメール|例文と書き方のポイント6つ
転職したら新しい職場から今までの人脈を使ってお世話になった方々にご挨拶のビジネスメールを送りましょう。 新しい職場からの最初のメールなので、丁寧でマナーにそったメールを送りたいですね。 転職後に送る社外の方への挨拶メール […]
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ビジネスメールの件名や本文の書き方と例文|問い合わせや質問をしたい時
取引先に質問や問い合わせをしたい時、電話ではなくビジネスメールを書いて送ることがあります。 ビジネスメールの件名は見ただけで内容が分かるよう「短く・簡潔に」書く必要がありますが、質問や問い合わせをしたい時はどのようにかけ […]
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お詫びのビジネスメールの書き方|件名例・ポイント・文例集
仕事でミスをしてしまった時は、すぐに電話で謝罪したり直接出向いて謝罪したりしますが、その後にお詫びのメールもしましょう。 誠実に謝罪をして受け入れて貰うためにはどのような文章を書くといいのでしょうか。 仕事のミスでお詫び […]
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ビジネスメール|挨拶メールに返信は必要?件名は変えるべき?
ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。 社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約40通のメールを受信すると言われています。 メールを確認する頻度は1日平均10回以上だとか… メールで異動の報告や季節 […]
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人事異動の挨拶|社外の方へのビジネスメールの書き方と例文
春や秋は人事異動の季節で挨拶メールが来る事もあります。 人事異動の内示があった時は、社内はもちろん取り引き先など社外の方への挨拶メールは大切です。 人事異動での挨拶メールを送る時のタイミングやメールの書き方と例文をご紹介 […]
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初めての相手に送る挨拶のビジネスメール|件名・本文・締めの書き方と例文
初めての相手にビジネスメールを送る時には、いつも書いているメールと気を付けるポイントが違ってきます。 最初に送るメールは印象を大きく左右するのでいつものビジネスメールマナーも大切です。 今回は、初めてメールを送る時の注意 […]
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ビジネスで「お願い」のメール|相手の目に留まる件名の書き方
ビジネスにメールでのやり取りは欠かせない時代です。 一日に何十件ものメールを受け取るビジネスマンもいらっしゃると思います。 仕事上で依頼や相談、確認などのメールを送った場合、相手にすぐに開いてもらう為には、件名(タイトル […]
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転職する前に送る退職の挨拶メール|社内向けビジネスメールの送り方やマナーと文例
転職活動を始めて内定が決まった場合、今の会社を退職する為に準備しなければならないことがあります。 まずは直属の上司に退職することを報告し、会社から承諾を得る必要があります。 退職の承諾を得た後に、社内にいる関わりのある上 […]
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ビジネスメールで件名に社名を入れる場合|書き方と件名例
仕事でたくさんのビジネスメールを送る時に気を付けている事はどんな事でしょうか。 メールの件名はちょっとした工夫や心遣いで相手に分かりやすくなり、後から検索したときにメールを整理しやすくなります。 また、初めてメールを送る […]
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ビジネスメールの挨拶文によくある平素の意味と使い方・例文
ビジネスメールでよく見かける言葉に「平素・へいそ」がありますが、どのような意味があるか知っていますか? この「平素」という言葉は話し言葉で使う事はほとんどないので、就職するまで知らなかったという方も多いのではないでしょう […]
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上司に返信を催促する時のビジネスメール|気をつけたいポイント
上司からメールの返信がなかなか来なくて困る事ありませんか? 上司にメールの返信の催促をしたい時は、どう書いたら不快にさせずに返信をもらえるのでしょうか。 忙しい上司には催促しにくいですが、仕事上やむ終えない場合もあると思 […]
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返事が来ない時!相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文
仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか? 「返信はまだ?」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。 相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]
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社外の方から食事をご馳走になった時|お礼のビジネスメールの書き方と例文
取引先など社外の方から食事を御馳走になった場合はお礼のメールを送り、感謝の気持ちを伝えましょう。 本来なら電話や手紙で伝えますが、最近のビジネスシーンではスピードも大切なので余程フォーマルなお付き合いでなければメールで感 […]
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資料を送付する時の件名とビジネスメールの書き方|社内・社外の例文
取り引き先などに資料を送付する場合は前もってお知らせのメールを送りましょう。 前もってメールを送っておくと、届いているか確認も出来るのでミスやトラブルを防ぐ事も出来ますし、資料を待っている相手もいつ届くのかが分かるので安 […]
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お礼のビジネスメールへの返信は件名を変える?そのままでいい?
ビジネスメールで返信をする時に件名はどうしていますか? 件名を変えると返信とわからないのでは?、件名を変えたほうがメールの内容が分かりやすい?などの理由で件名を変更するかどうか迷います。 お礼メールに返信する時の件名につ […]
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ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びメールの書き方
ビジネスメールで社名や相手の方の名前を間違って送信してしまった!なんて失敗を経験したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。 どんなに気を付けていてもミスは起こり得るものです。 万が一、名前や社名を間違って送信し […]
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訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について
ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。 お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。 メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]
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上司に送るビジネスメール|食事や飲み会のお礼メールの書き方と例文
ビジネスでは、上司や目上の方に食事や飲みに連れて行ってもらう機会も多いと思います。 食事をご馳走になったり、飲みの場で貴重なアドバイスを頂いたりすることもありますよね。 帰り際にお礼を伝えることはもちろんですが、お世話に […]
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返信が遅れて催促メールが届いたらどうする?ビジネスメールで謝罪する場合の例文
取引先や顧客からメールが届いていたのにもかかわらず、うっかり読みわすれていたり、返信をし忘れたりすることがあると思います。 仕事上のミスは誰にでも起こりうることですが、返信すべき日を過ぎてしまい、取引先などの相手から催促 […]
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時間調整・時間変更のビジネスメールへの返信の書き方と例文
今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。 取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。 メールを返信する時は候補時刻を分かりやすく書き […]
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人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について
社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。 辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。 社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]
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お詫びを伝えるビジネスメール|添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について
どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。 小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。 ビジネスでは […]
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ビジネスメールで転職の挨拶をされた時|返信メールの書き方と注意点
もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。 業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。 […]
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締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方|ビジネスメールの書き方や文例
ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。 特に、締め切り直前になっても資料が送付されな […]
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新年の挨拶メールの書き方や例文をご紹介|仕事始めに送るビジネスメール
新年を迎えてまず始めることといえば、新年のご挨拶ですよね。 社内の上司や目上の方、社外だとお客様や取引先に対して年賀状を送ったり、直接会って口頭で挨拶したりします。 しかし、年賀状を送っていなかった場合は、新年の挨拶メー […]
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ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った|返信メールの書き方と例文
ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。 その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。 打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]