訪問後に送るお礼のビジネスメール｜送るタイミング・書き方・例文

日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。

日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。

初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。

今回は、訪問後のお礼メールの書き方やポイントなどをご紹介します。

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お礼メールを送るタイミング

お礼メールはすぐに送らなければ効果がありません。

訪問から数日後に送られてきたら、相手は「なぜ今更？」と思って印象が悪くなる事もあり、お礼メールの意味がなくなってしまいます。

訪問したその日のうちに送るようにしたいですね。

営業訪問後のお礼メールの書き方

ビジネスメールにはマナーがあります。

マナーにのっとったメールで相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

件名はわかりやすく

件名は「いつ・何のメール」かがすぐにわかるようにまとめ、最後に社名と名前を入れます。

本文は簡潔に

丁寧過ぎる文章は読みにくい場合もあります。

感謝の気持ちが伝わりやすいように他の件の話題は入れない方がいいでしょう。

訪問時に取引先やお客様から課題を貰った場合で明確な返答がすぐにできない場合でもお礼メールでふれておきましょう。

「ご面談時に佐藤様がおっしゃっておられた〇〇に関してですが、次回最適なご提案ができるように尽力させていただきたく存じます。」

このような文章を入れておくといいと思います。

本文を書く時の注意点は以下の４つです。

・誤字脱字には気を付けて何度も確認する

・漢字ばかりでは読みにくい場合もあるのでひらがなも適度に入れる

・内容は簡潔に書く

・訪問先に合わせた文章を入れる

お礼メールのテンプレートを作っている方も多いと思います。

テンプレートがあるとすぐに作れて便利ですが、訪問先に合わせた文章を１つでも入れると印象に残り次の仕事につながる場合もあるので入れるといいですよ。

取り急ぎは使っていい？使わない？

ビジネスメールでよく見る表現に「取り急ぎ～まで」という言葉がありますね。

「取り急ぎ～まで」はビジネスメールで使ってはいけない言葉ではありませんが、使い方には注意が必要です。

使わない方がいい相手としては【上司・先輩・取引先・お客様】などです。

「取り急ぎ」には「とりあえず急いで」「間に合わせの処置として」などの意味がありますから、取引先を営業で訪問した後のお礼メールには適さないのが分かると思います。

「取り急ぎお礼まで」としてしまうと「とりあえずお礼メールしておきました」という雑な印象を与えてしまうでしょう。

社内の親しい上司や先輩でお互いに急いているという事がわかる場合には使ってもいいと思います。

取り急ぎ～までを丁寧に言い換えよう

「まずはお礼を申し上げます」「まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」などに置き換えると急いでお礼のメールをしているのは伝わりますが、雑な印象にはなりません。

アドレス登録してから送信

始めての訪問先で受け取った相手の名刺に書かれているアドレスを見てメールを送る時は、アドレス登録をしてからメールを送りましょう。

メールソフトによっては受け取った相手にアドレスではなく「TO：〇〇会社　営業部　佐藤様」などと表示されます。

これで相手にはこちらがアドレス登録している事が伝わり、印象もよくなりますし今後のメール送信でも誤送信するリスクも低くなります。

お礼メールの例文

１件名

２挨拶

３本文

４締めの言葉

上のような構成でメールを書くといいでしょう。

１、件名

本日の訪問のお礼（〇〇株式会社　伊藤）

２、挨拶

お世話になっております。

〇〇株式会社伊藤です。

３、本文

本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。

商品カタログを送付させていただきます。

よろしければご評価結果が出る頃に、再度訪問させていただきたく存じます。

ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡いただけましたら幸いです。

４、締めの言葉

略儀ではございますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　伊藤

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まとめ

お礼メールを送る時には誤字脱字には気を付けて、余計な文章がないかチェックする習慣を付けておきましょう。

訪問後の早いタイミングで送ることも大切ですが、急ぎ過ぎて誤字脱字やおかしな文章では本末転倒になってしまいます。

ビジネスメールに慣れるまではメール１通入力するだけでも大変だと思いますが頑張って下さいね！

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: 「返信不要」を伝える丁寧な表現とは？ビジネスメールでお礼への返信は必要？

連絡事項のメールが届く時「返信不要」と書かれているのをよく目にします。相手の人に読んでもらえればそれで良いので、一斉メールなどを送るときにもよく使われますよね。また、お礼のメールを送信するときや特に忙しい方に送る時な […]

: 返信が遅れて催促メールが届いたらどうする？ビジネスメールで謝罪する場合の例文

取引先や顧客からメールが届いていたのにもかかわらず、うっかり読みわすれていたり、返信をし忘れたりすることがあると思います。仕事上のミスは誰にでも起こりうることですが、返信すべき日を過ぎてしまい、取引先などの相手から催促 […]

: ビジネスで「お願い」のメール｜相手の目に留まる件名の書き方

ビジネスにメールでのやり取りは欠かせない時代です。一日に何十件ものメールを受け取るビジネスマンもいらっしゃると思います。仕事上で依頼や相談、確認などのメールを送った場合、相手にすぐに開いてもらう為には、件名（タイトル […]

: お詫びのビジネスメールの書き方｜件名例・ポイント・文例集

仕事でミスをしてしまった時は、すぐに電話で謝罪したり直接出向いて謝罪したりしますが、その後にお詫びのメールもしましょう。誠実に謝罪をして受け入れて貰うためにはどのような文章を書くといいのでしょうか。仕事のミスでお詫び […]

: お詫びを伝えるビジネスメールとマナー｜締め切りに間に合わない場合の文例をお伝えします

ビジネスでは様々な期限、期日があり、必ず守る必要があります。しかし、何らかの理由で書類送付や納期が遅れたり、原稿の締め切りにどうしても間に合わなかったりすることもあります。そのようなときは、取引先やお客様に少しでもご […]

: ビジネスメールの件名や本文の書き方と例文｜問い合わせや質問をしたい時

取引先に質問や問い合わせをしたい時、電話ではなくビジネスメールを書いて送ることがあります。ビジネスメールの件名は見ただけで内容が分かるよう「短く・簡潔に」書く必要がありますが、質問や問い合わせをしたい時はどのようにかけ […]

: 締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方｜ビジネスメールの書き方や文例

ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。特に、締め切り直前になっても資料が送付されな […]

: 挨拶・訪問後に送るお礼メールの出すタイミングや書き方と文例｜ビジネスメールの書き方

取引先や顧客へ挨拶や商談や打ち合わせなどで訪問した後は、お礼の気持ちを相手に伝えることが大切です。お礼の気持ちは口頭で伝えたり、電話やメールなどで伝えたりとさまざまな伝え方がありますが、大事なのはなるべく早いタイミング […]

: お礼のビジネスメールへの返信は件名を変える？そのままでいい？

ビジネスメールで返信をする時に件名はどうしていますか？件名を変えると返信とわからないのでは？、件名を変えたほうがメールの内容が分かりやすい？などの理由で件名を変更するかどうか迷います。お礼メールに返信する時の件名につ […]

: ビジネスメールで返信が遅れた時｜お詫びメールの書き方と例文

仕事に追われていて忙しい時は、取引先やお客様へのメールの返信をすっかり忘れていたという経験がある方もいると思います。メールを貰ってから、かなり日数が経っている場合や相手から督促のメールが来てしまった時にはすぐにお詫びの […]

: 時間調整・時間変更のビジネスメールへの返信の書き方と例文

今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。メールを返信する時は候補時刻を分かりやすく書き […]

: 謝罪・お詫びのビジネスメールに対する返信の書き方と例文｜ポイントは４つ！

取引先との連絡には電話よりも後に残るメールの方が多くなり、今ではメールは仕事上で欠かせないツールの１つですね。日々やり取りしているメールの中には謝罪メールを受け取った事がある方もいると思います。謝罪メールを受け取った […]

: ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った｜返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]

: 新年の挨拶メールの書き方や例文をご紹介｜仕事始めに送るビジネスメール

新年を迎えてまず始めることといえば、新年のご挨拶ですよね。社内の上司や目上の方、社外だとお客様や取引先に対して年賀状を送ったり、直接会って口頭で挨拶したりします。しかし、年賀状を送っていなかった場合は、新年の挨拶メー […]

: お詫びを伝えるビジネスメール｜添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について

どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。ビジネスでは […]

: 人事異動の挨拶｜社外の方へのビジネスメールの書き方と例文

春や秋は人事異動の季節で挨拶メールが来る事もあります。人事異動の内示があった時は、社内はもちろん取り引き先など社外の方への挨拶メールは大切です。人事異動での挨拶メールを送る時のタイミングやメールの書き方と例文をご紹介 […]