訪問後に送るお礼のビジネスメール｜送るタイミング・書き方・例文

日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。

日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。

初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。

今回は、訪問後のお礼メールの書き方やポイントなどをご紹介します。

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お礼メールを送るタイミング

お礼メールはすぐに送らなければ効果がありません。

訪問から数日後に送られてきたら、相手は「なぜ今更？」と思って印象が悪くなる事もあり、お礼メールの意味がなくなってしまいます。

訪問したその日のうちに送るようにしたいですね。

営業訪問後のお礼メールの書き方

ビジネスメールにはマナーがあります。

マナーにのっとったメールで相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

件名はわかりやすく

件名は「いつ・何のメール」かがすぐにわかるようにまとめ、最後に社名と名前を入れます。

本文は簡潔に

丁寧過ぎる文章は読みにくい場合もあります。

感謝の気持ちが伝わりやすいように他の件の話題は入れない方がいいでしょう。

訪問時に取引先やお客様から課題を貰った場合で明確な返答がすぐにできない場合でもお礼メールでふれておきましょう。

「ご面談時に佐藤様がおっしゃっておられた〇〇に関してですが、次回最適なご提案ができるように尽力させていただきたく存じます。」

このような文章を入れておくといいと思います。

本文を書く時の注意点は以下の４つです。

・誤字脱字には気を付けて何度も確認する

・漢字ばかりでは読みにくい場合もあるのでひらがなも適度に入れる

・内容は簡潔に書く

・訪問先に合わせた文章を入れる

お礼メールのテンプレートを作っている方も多いと思います。

テンプレートがあるとすぐに作れて便利ですが、訪問先に合わせた文章を１つでも入れると印象に残り次の仕事につながる場合もあるので入れるといいですよ。

取り急ぎは使っていい？使わない？

ビジネスメールでよく見る表現に「取り急ぎ～まで」という言葉がありますね。

「取り急ぎ～まで」はビジネスメールで使ってはいけない言葉ではありませんが、使い方には注意が必要です。

使わない方がいい相手としては【上司・先輩・取引先・お客様】などです。

「取り急ぎ」には「とりあえず急いで」「間に合わせの処置として」などの意味がありますから、取引先を営業で訪問した後のお礼メールには適さないのが分かると思います。

「取り急ぎお礼まで」としてしまうと「とりあえずお礼メールしておきました」という雑な印象を与えてしまうでしょう。

社内の親しい上司や先輩でお互いに急いているという事がわかる場合には使ってもいいと思います。

取り急ぎ～までを丁寧に言い換えよう

「まずはお礼を申し上げます」「まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」などに置き換えると急いでお礼のメールをしているのは伝わりますが、雑な印象にはなりません。

アドレス登録してから送信

始めての訪問先で受け取った相手の名刺に書かれているアドレスを見てメールを送る時は、アドレス登録をしてからメールを送りましょう。

メールソフトによっては受け取った相手にアドレスではなく「TO：〇〇会社　営業部　佐藤様」などと表示されます。

これで相手にはこちらがアドレス登録している事が伝わり、印象もよくなりますし今後のメール送信でも誤送信するリスクも低くなります。

お礼メールの例文

１件名

２挨拶

３本文

４締めの言葉

上のような構成でメールを書くといいでしょう。

１、件名

本日の訪問のお礼（〇〇株式会社　伊藤）

２、挨拶

お世話になっております。

〇〇株式会社伊藤です。

３、本文

本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。

商品カタログを送付させていただきます。

よろしければご評価結果が出る頃に、再度訪問させていただきたく存じます。

ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡いただけましたら幸いです。

４、締めの言葉

略儀ではございますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。

〇〇株式会社

営業部　伊藤

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まとめ

お礼メールを送る時には誤字脱字には気を付けて、余計な文章がないかチェックする習慣を付けておきましょう。

訪問後の早いタイミングで送ることも大切ですが、急ぎ過ぎて誤字脱字やおかしな文章では本末転倒になってしまいます。

ビジネスメールに慣れるまではメール１通入力するだけでも大変だと思いますが頑張って下さいね！

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上司からメールの返信がなかなか来なくて困る事ありませんか？上司にメールの返信の催促をしたい時は、どう書いたら不快にさせずに返信をもらえるのでしょうか。忙しい上司には催促しにくいですが、仕事上やむ終えない場合もあると思 […]

: 返事が来ない時！相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文

仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか？「返信はまだ？」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]

: 社外の方から食事をご馳走になった時｜お礼のビジネスメールの書き方と例文

取引先など社外の方から食事を御馳走になった場合はお礼のメールを送り、感謝の気持ちを伝えましょう。本来なら電話や手紙で伝えますが、最近のビジネスシーンではスピードも大切なので余程フォーマルなお付き合いでなければメールで感 […]

: 資料を送付する時の件名とビジネスメールの書き方｜社内・社外の例文

取り引き先などに資料を送付する場合は前もってお知らせのメールを送りましょう。前もってメールを送っておくと、届いているか確認も出来るのでミスやトラブルを防ぐ事も出来ますし、資料を待っている相手もいつ届くのかが分かるので安 […]

: お礼のビジネスメールへの返信は件名を変える？そのままでいい？

ビジネスメールで返信をする時に件名はどうしていますか？件名を変えると返信とわからないのでは？、件名を変えたほうがメールの内容が分かりやすい？などの理由で件名を変更するかどうか迷います。お礼メールに返信する時の件名につ […]

: ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びメールの書き方

ビジネスメールで社名や相手の方の名前を間違って送信してしまった！なんて失敗を経験したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。どんなに気を付けていてもミスは起こり得るものです。万が一、名前や社名を間違って送信し […]

: 訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について

ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]

: 上司に送るビジネスメール｜食事や飲み会のお礼メールの書き方と例文

ビジネスでは、上司や目上の方に食事や飲みに連れて行ってもらう機会も多いと思います。食事をご馳走になったり、飲みの場で貴重なアドバイスを頂いたりすることもありますよね。帰り際にお礼を伝えることはもちろんですが、お世話に […]

: 返信が遅れて催促メールが届いたらどうする？ビジネスメールで謝罪する場合の例文

取引先や顧客からメールが届いていたのにもかかわらず、うっかり読みわすれていたり、返信をし忘れたりすることがあると思います。仕事上のミスは誰にでも起こりうることですが、返信すべき日を過ぎてしまい、取引先などの相手から催促 […]

: 時間調整・時間変更のビジネスメールへの返信の書き方と例文

今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。メールを返信する時は候補時刻を分かりやすく書き […]

: 人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について

社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]

: お詫びを伝えるビジネスメール｜添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について

どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。ビジネスでは […]

: ビジネスメールで転職の挨拶をされた時｜返信メールの書き方と注意点

もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。 […]

: 締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方｜ビジネスメールの書き方や文例

ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。特に、締め切り直前になっても資料が送付されな […]

: 新年の挨拶メールの書き方や例文をご紹介｜仕事始めに送るビジネスメール

新年を迎えてまず始めることといえば、新年のご挨拶ですよね。社内の上司や目上の方、社外だとお客様や取引先に対して年賀状を送ったり、直接会って口頭で挨拶したりします。しかし、年賀状を送っていなかった場合は、新年の挨拶メー […]

: ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った｜返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]