仕事でメールを送信する時には注意していても誤送信してしまう事もあります。
ミスは誰にでも起こるものですが、その後の対応によっては事態が収まるのか悪化するのかが違います。
ビジネスメールを誤送信してしまった時の対処法をご紹介します。
すぐに相手に電話をする
メールでお詫びをするという方も多いようですが、お詫びの基本は相手に直接合うか、電話をするという事になります。
メールの誤送信のお詫びは早くするべきなのですぐに電話で謝罪します。
特に、A社に送るはずの資料をB社に送ってしまった場合などは企業の情報漏れもなりますから、B社の担当者には電話をしてメールを開かずに削除してもらうよう依頼します。
相手が不在の場合
すぐに電話をしても相手が不在の場合もあります。
その時は「メールを誤送信した件の謝罪」「メールを開封せずに削除して欲しい」の２つの伝言を相手にお願いしましょう。
添付ファイルを間違った、添付を忘れた場合も対応は同じです。
まずは、電話で謝罪をしますが、不在の場合は「添付ファイルが間違っていた件の謝罪」と「正式なファイルをすぐに送信する事」「間違って送信したファイルは削除して欲しい」という伝言をお願いしましょう。
相手と話せなかった場合には伝言だけではなくお詫びのメールも送ります。
伝言が伝わる前にメールを開封される事を防ぐ事もできます。
お詫びのメールを送る
電話で相手の方が不在だった場合は勿論、不在ではなく電話で直接話した場合でも後からお詫びのメールを送ります。
1日に何十通ものメールをやり取りしている相手の場合は誤送信メールが分かりにくい場合もあるので日時、件名をすべて伝えて削除を依頼します。
2度目の誤送信は許されないので、送信する前には上司や同僚に確認してもらうといいでしょう。
宛先を間違った時のお詫びメールの例文
お詫びのメールでは誤送信してしまった事を隠さずに伝えましょう。
変にごまかそうとすると怪しまれる事にもなり、信用問題にも関わります。
素直に謝罪した方が受け入れられやすくなります。
電話で直接謝罪した後のお詫びメール
件名：誤送信のお詫び
株式会社〇〇 田中様
お世話になっております。
△△商事の鈴木です。
先程はお忙しいところお電話をいたしまして申し訳ございませんでした。
勝手なお願いをいたしましたにもかかわらず、削除のご対応をいただきましてありがとうございます。
今後はこのような事がないように重々注意して参りますのでご容赦いただけますよう何卒お願いしたします。
メールにて大変恐縮ではございますが、お詫び申し上げます。
△△商事 鈴木
電話したが不在だった場合のお詫びメール
件名：誤送信のお詫び
株式会社〇〇 田中様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
先程お送りしたメールにつきまして、他社様に送信するメールを誤って田中様に送信してしまいました。
ご迷惑をおかけしまして大変申し訳ございません。
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送信日時：2018/5/15/14:30
差出人：△△商事 鈴木
件名：資料送付の件
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お忙しいところ恐縮ですが該当メールの削除をお願いいたします。
今後はこのような事のないよう、最大限の注意を払ってまいります。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
△△商事
鈴木
添付ファイルを間違った時のお詫びメールの例文
添付ファイルを間違って送信してしまった、添付することを忘れて送信してしまうこともあります。
添付忘れの場合はお詫びメールと一緒にファイルを添付するといいでしょう。
件名：内容誤送信のお詫び
株式会社〇〇
田中様
いつもお世話になっております。
△△商事の田中です。
先程お送りしました「資料送付の件」のメールですが、添付ファイルに誤りがございました。
大変申し訳ございません。
すぐに正式なファイルを再送させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、誤送信ファイルは削除していただくようお願い申し上げます。
今後はこのような間違いのないよう最大限の注意を払って参ります。
お手数をおかけして誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
△△商事
鈴木
まとめ
添付ファイルのミスを防ぐには日頃からデスクトップやフォルダ内を整理して分かりやすくしておきましょう。
宛先間違いの原因にはアドレス帳にローマ字で表記されてしまう事もあるようです。
漢字表記は違ってもローマ字になると同じ名前になる事もありますから、アドレス帳の登録には漢字を用いるのも予防になると思います。
誤送信してしまった時はごまかそうとせずにすぐに電話をして謝罪をする事と、お詫びのメールを送ります。
間違いは誰にでもありますが、誠実に対応してすぐに謝罪する事が大切です。
