電子メールはビジネスシーンにおいて今や必要不可欠なツールです。

特に、お礼を伝えるためのビジネスメールは出来るだけ早いタイミングで送ることが大切です。

しかし、友人や家族とのコミュニケーションで使うメールとは違い、ビジネスメールを送る時には気をつけるべきマナーがあります。

今回は、ビジネスメールであるお礼メールを送る時、返信する時に気をつけるマナーと書き方や文例集についてご紹介します。

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メールを書く場合、書き方にもルールやマナーが存在します。

件名

読み飛ばされないように、短く簡潔に、用件がひと目でわかりやすく伝わるよう心がけましょう。

例1:本日の訪問のお礼(〇〇株式会社◯部 ◯◯◯◯ )

例2:昨日の食事会のお礼(〇〇株式会社◯部 ◯◯◯◯ )

冒頭と挨拶文

本文の冒頭には「相手の方の会社名、部署名、名前 様」を書きましょう。

誰に宛てて書いたのかがわかりやすくなります。

次に、一般的な挨拶文を書き、自分の会社名、部署、名前を名乗ります。

◯◯◯◯株式会社◯◯◯部

◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。

本文

お礼の言葉を書きます。

相手への伝わりやすくわかりやすい言葉を選び、丁寧な文章を書くよう心がけましょう

例1:本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、誠にありがとうございました。

例2:昨日は大変ご馳走になり、誠にありがとうございました。

結び

締めくくりの言葉を書きます。

返信が不要なことや、逆に回答が欲しいことなど状況に合わせた言葉を選んで書きましょう。

例1:今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。ご連絡いただけますと幸いです。

例2:今後ともお引き立てくださいますようお願い申し上げます。なお、ご返信は不要です。

署名

メールの最後には、必ず署名を付けましょう。

例:

〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
mail : 〇〇◯@〇〇.co.jp
TEL : 03-0000-0000 / FAX:03-0000-0000

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お礼メールが届いたときの返信はどうする?

もしも相手からお礼メールが届いた時はどうしたら良いのでしょうか?

やはり、お礼メールを送る時と同様のタイミングでなるべく早いうちに返信するのがマナーです。

お礼メールの返信をすると、またその返信が届く可能性もありますよね。

そうなると返信の返信・・というように永遠に続いてしまいそうですが、なるべく目下の人のメールで終わらせるようにすること、最後に「なお、ご返信にはおよびません 。」などと書くようにすると良いでしょう。

お礼メールの返信の件名は変えない

お礼メールの返信の件名は変えず、そのまま「Re:◯◯◯◯」とした方が相手にも自分が送ったメールの返信が来たとすぐにわかりやすくなります。

メールソフトで返信ボタンを押すと、送られてきたメールの内容がそのまま引き継がれて記載されますが、消さずにそのまま残しましょう。

消してしまうと、どんな内容のメールだったのかわからなくなってしまう為です。

お礼メールの返信の内容は、お礼メールに対するお礼の言葉を簡潔に書くようにすると良いでしょう。

例:

件名:Re:◯◯◯◯

◯◯◯◯株式会社

◯◯様

いつもお世話になります。

◯◯◯株式会社の◯◯です。

昨日はお忙しい中、お越しいただきましてありがとうございました。

普段お聞きすることのないお話なども伺うことができ、大変参考になりました。

また、ご丁寧なメールをくださり恐れ入ります。

いつも細やかなご配慮ありがとうございます。

今後とも、よろしくお願いいたします。

なお、このメールへのご返信は不要です。

お礼メールの文例集

本日の打ち合わせのお礼メール

件名:本日の打ち合わせのお礼(株式会社◯◯ △△△△)

株式会社◯◯◯◯
◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の△△△△です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をさいていただき、誠にありがとうございました。

〇〇様からご指摘いただいた、弊社の新商品◯◯についてですが、
部内の会議にかけ、来週の〇日(曜日)までには
ご回答させていただきます。

ご不明点、追加のご質問などがございましたらご連絡くださいませ。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
————————————————————-
〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
mail : 〇〇◯@〇〇.co.jp
TEL : 03-0000-0000 / FAX:03-0000-0000
————————————————————-

食事をご馳走していただいた時のお礼メール

件名:昨日の食事会のお礼(株式会社◯◯ △△△△)

株式会社◯◯◯◯
◯◯◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の△△△△です。

昨日は、食事会にお招きいただきありがとうございました。
美味しい食事とともに、◯◯様をはじめ、皆様と
貴重なお時間を過ごすことができたことに、心からお礼申し上げます。

普段お聞きすることのないお話なども伺うことができ
大変参考になりました。

ご馳走になってしまい恐縮でございます。
次の機会に是非お返しをさせていただきたいと存じます。

今後ともよろしくお願いいたします。
ありがとうございました。

————————————————————-
〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
mail : 〇〇◯@〇〇.co.jp
TEL : 03-0000-0000 / FAX:03-0000-0000
————————————————————-

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まとめ

今回は、取引先やお客様にお礼メールを送る時や返信する時に気をつけるマナーと書き方や文例をご紹介しました。

電話でお礼を伝えるのが難しい場合は、相手の時間を邪魔しないお礼メールを送ることをオススメします。

ビジネスメールを書く場合は、手紙を書く場合と同じように、まずは相手の方の名前を書いてから挨拶文、そして自分の名前を名乗ってからお礼の気持ちを書くという順番になります。

署名はメールソフトに予め設定しておけば、ほんの数分で送信できますよ。

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ビジネスメールで催促が来たときの返答の仕方|返信のポイントや例文について

ビジネスメールで催促のメールを送ることがあるかと思いますが、催促のメールが届くこともありますよね。 病休中や長期の出張、パソコンの不具合など、何らかの事情でメールを見られなくて、気付いた時には取引先やお客様から催促メール […]

時間調整・時間変更のビジネスメールへの返信の書き方と例文

今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。 取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。 メールを返信する時は候補時刻を分かりやすく書き […]

就職が決まった!内定通知のお礼メールの書き方|件名や例文など

就職や転職活動の努力が実って内定通知を頂いたら、お礼メールやお礼状を出した方がいいのか、悩む方も多いのではないでしょうか。 就職活動中はメールを使って採用担当者とやりとりをすることも多いですよね。 内定通知のメールが届い […]

新年の挨拶メールの書き方や例文をご紹介|仕事始めに送るビジネスメール

新年を迎えてまず始めることといえば、新年のご挨拶ですよね。 社内の上司や目上の方、社外だとお客様や取引先に対して年賀状を送ったり、直接会って口頭で挨拶したりします。 しかし、年賀状を送っていなかった場合は、新年の挨拶メー […]

お礼を伝えるビジネスメールの書き方!締めの言葉や例文をご紹介します

ビジネスメールでお礼や感謝の言葉を伝える機会は多いと思います。 しかし、お礼をするつもりが失礼な内容になってしまっては相手に不快な思いをさせてしまうことも… 相手を気遣うような文面だと受け取る側も気持ちが良く、送り手の印 […]

「返信不要」を伝える丁寧な表現とは?ビジネスメールでお礼への返信は必要?

連絡事項のメールが届く時「返信不要」と書かれているのをよく目にします。 相手の人に読んでもらえればそれで良いので、一斉メールなどを送るときにもよく使われますよね。 また、お礼のメールを送信するときや特に忙しい方に送る時な […]

初めての相手に送る挨拶のビジネスメール|件名・本文・締めの書き方と例文

初めての相手にビジネスメールを送る時には、いつも書いているメールと気を付けるポイントが違ってきます。 最初に送るメールは印象を大きく左右するのでいつものビジネスメールマナーも大切です。 今回は、初めてメールを送る時の注意 […]

ビジネスメールに挨拶文は必須!季節別に時候挨拶の例文を紹介

かしこまったシーンが多いビジネスメールでは、今でもほとんどの企業が少し堅めの時候の挨拶から入るとことを社員に指導しています。 日本古来の慣習はペーパーレスの現代でも根強く、顧客や取引先とのよりよい関係を築くためにも重要視 […]

ビジネスメールで転職の挨拶をされた時|返信メールの書き方と注意点

もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。 業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。 […]

ビジネスメールで件名に社名を入れる場合|書き方と件名例

仕事でたくさんのビジネスメールを送る時に気を付けている事はどんな事でしょうか。 メールの件名はちょっとした工夫や心遣いで相手に分かりやすくなり、後から検索したときにメールを整理しやすくなります。 また、初めてメールを送る […]

お礼メールへの返信の例文とポイント3つ|ビジネスメールマナー

仕事でお礼メールが来たら返信していますか? お礼メールには相手の心が込められています。 忙しい時間をさいてお礼のメールを送ってくれているのですから、お礼メールが届いたらすぐに返信しましょう。 ビジネスメールはプライベート […]

お詫びを伝えるビジネスメール|添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について

どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。 小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。 ビジネスでは […]

社外の方から食事をご馳走になった時|お礼のビジネスメールの書き方と例文

取引先など社外の方から食事を御馳走になった場合はお礼のメールを送り、感謝の気持ちを伝えましょう。 本来なら電話や手紙で伝えますが、最近のビジネスシーンではスピードも大切なので余程フォーマルなお付き合いでなければメールで感 […]

退職する際に社内に送る挨拶メール|書き方や例文について

職場を退職する際、上司や先輩、同僚に退職の挨拶メールを送るのがビジネスマナーです。 退職後もまたどこかで顔を合わせる機会があるかもしれません。 失礼のないように、丁寧で気持ちが伝わる挨拶メールを送ることが大切です。 もち […]

訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について

ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。 お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。 メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]

訪問後に送るお礼のビジネスメール|送るタイミング・書き方・例文

日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。 日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。 初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。 […]

返事が来ない時!相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文

仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか? 「返信はまだ?」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。 相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]

人事異動の挨拶|社外の方へのビジネスメールの書き方と例文

春や秋は人事異動の季節で挨拶メールが来る事もあります。 人事異動の内示があった時は、社内はもちろん取り引き先など社外の方への挨拶メールは大切です。 人事異動での挨拶メールを送る時のタイミングやメールの書き方と例文をご紹介 […]

打合せで来社・来訪して貰った時!お礼のビジネスメール例文と書き方

取り引き先に打合せで来社していただいた時には足を運んでくれた事へのお礼をメールで伝えましょう。 今ではメールはビジネスシーンでも欠かせないツールですからマナーにそって失礼もなく、心のこもったお礼のメールを書けるようになり […]

転職後に送る社外への挨拶ビジネスメール|例文と書き方のポイント6つ

転職したら新しい職場から今までの人脈を使ってお世話になった方々にご挨拶のビジネスメールを送りましょう。 新しい職場からの最初のメールなので、丁寧でマナーにそったメールを送りたいですね。 転職後に送る社外の方への挨拶メール […]

人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について

社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。 辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。 社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]

ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った|返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。 その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。 打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]