今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。

取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。

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件名

件名は変えずにRe:を付けて返信します。

件名を変えてしまうと返信を受け取った相手がメールに気が付かない場合や、違う用件と勘違いされる場合もあります。

宛先

メールの一行目は宛名(送信先)を書きます。

受信メールの宛先欄を見ると分かるのに、と思う方もいるかもしれませんが会社によってはメールアドレスを複数で共有している場合もありますし、宛名のないメールは迷惑メールと思われる事もあります。

会社名・部署名・役職・名前の順に書きますが、会社名は(株)のように省略しない事と役職名と敬称の使い方には注意して下さい。

役職名と敬称の付け方

株式会社〇〇
営業部 部長
佐藤様

OK

(株)〇〇
営業部
佐藤部長

NG

挨拶

メール本文の最初は「いつもお世話になっております」などの挨拶と社名・名前を書きます。

まだお付き合いのない取り引き先の場合はこれからよろしくという意味で「お世話になります」とするといいでしょう。

簡単なお礼

次は連絡をくれた事への簡単なお礼を書きます。

今回は「ご連絡ありがとうございました」などでいいでしょう。

本文

本文では連絡を貰った件について書きます。

今回は時間調整・時間変更なので「時間変更の件、承りました」「時間調整の件、承知いたしました」などがいいでしょう。

プライベートメールでは「了解です」を使う方も多いと思います。

「了解」を目上に使う事に対して失礼だという意見と「了解いたしました」とすると失礼じゃないという意見もあるので迷う方もいると思います。

ビジネスマナーでは相手を不快にさせない事が大切なので「了解」を使う事を失礼だと思う人もいますし、くだけた印象の文にもなりますから避けた方がいいと思います。

相手が都合の良い時刻を複数連絡している場合やこちらが都合のいい時刻を提示する場合など相手のメールによって内容が違ってきますが、日時・場所は再確認する為にも箇条書きにして分かりやすくしましょう。

結びの言葉

本文の最後は結びの言葉を書きます。

お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願いします」などが一般的です。

署名を入れる

ビジネスメールの最後には署名を入れます。

一般的な署名は会社名・所属・自分の名前・郵便番号・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス・URLです。

毎回メールを打つたびに作るのは手間がかかるのでメールソフト上で作成しておくと便利です。

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時間調整・時間変更メールへの返信の例文

こちらの都合がいい時間を提示する場合

件名:Re:打ち合わせの件

株式会社〇〇

佐藤様

いつもお世話になっております。

△△商事の田中です。

打ち合わせ時間のご連絡ありがとうございました。

本日時点では以下が空いております。

・5月1日(月)10:00~12:00
・5月2日(火)13:00~16:00
・5月3日(水)終日

ご都合はいかがでしょうか。

打ち合わせの場所につきましては、弊社の会議室を予定しております。

お忙しいところ恐縮ですが、4月28日までにお返事いただけると幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

——————————–

△△商事
田中太郎
〒000-0000
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL

——————————–

相手から複数の候補時刻がある場合

件名:Re:打ち合わせ日程の件

株式会社〇〇

佐藤様

いつもお世話になっております。

△△商事の田中です。

ご連絡ありがとうございました。

いただいた候補では下の日時が空いております。

日時:8月18日10:00~

お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願い申し上げます。

——————————–

△△商事
田中太郎
〒000-0000
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL

——————————–

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まとめ

時間調整・時間変更をする場合は曖昧な表現をしてしまうと行き違いや新しい予定が中々決まらないといった事にもなりかねません。

都合の良い時間をはっきりと分かりやすく表して相手に伝えましょう。

時間調整は仕事をしていく上でよくある事ですから、相手には正確に伝えるように気を付けたいですね。

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お礼メールを送る時、返信する時に気をつけるマナーと書き方と文例|ビジネスメール文例集

電子メールはビジネスシーンにおいて今や必要不可欠なツールです。 特に、お礼を伝えるためのビジネスメールは出来るだけ早いタイミングで送ることが大切です。 しかし、友人や家族とのコミュニケーションで使うメールとは違い、ビジネ […]

お礼の気持ちを伝えるビジネスメール!社内向けの例文をご紹介します

職場の上司や先輩、同僚などに様々な形でお世話になった時、感謝の気持ちをきちんと伝えるのがビジネスマナーです。 社会人はお礼のメールを送ることが多いのですが、言葉遣いや送るタイミングに気を付けないと、お礼の気持ちを伝えるは […]

打合せで来社・来訪して貰った時!お礼のビジネスメール例文と書き方

取り引き先に打合せで来社していただいた時には足を運んでくれた事へのお礼をメールで伝えましょう。 今ではメールはビジネスシーンでも欠かせないツールですからマナーにそって失礼もなく、心のこもったお礼のメールを書けるようになり […]

返事が来ない時!相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文

仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか? 「返信はまだ?」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。 相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]

就活でのビジネスメール|面接の時間指定など企業とのやり取り例

就活やインターンシップで初めて社会人としてビジネスメールを経験すると思いますが、初めてのビジネスメールはどのように書いたらいいのか悩んでしまうと思います。 プライベートでのメールは慣れていても仕事でメールをする時はビジネ […]

人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について

社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。 辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。 社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]

上司に送るビジネスメール|食事や飲み会のお礼メールの書き方と例文

ビジネスでは、上司や目上の方に食事や飲みに連れて行ってもらう機会も多いと思います。 食事をご馳走になったり、飲みの場で貴重なアドバイスを頂いたりすることもありますよね。 帰り際にお礼を伝えることはもちろんですが、お世話に […]

ビジネスメール|挨拶メールに返信は必要?件名は変えるべき?

ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。 社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約40通のメールを受信すると言われています。 メールを確認する頻度は1日平均10回以上だとか… メールで異動の報告や季節 […]

訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について

ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。 お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。 メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]

ビジネスメールで件名に社名を入れる場合|書き方と件名例

仕事でたくさんのビジネスメールを送る時に気を付けている事はどんな事でしょうか。 メールの件名はちょっとした工夫や心遣いで相手に分かりやすくなり、後から検索したときにメールを整理しやすくなります。 また、初めてメールを送る […]

新年の挨拶メールの書き方や例文をご紹介|仕事始めに送るビジネスメール

新年を迎えてまず始めることといえば、新年のご挨拶ですよね。 社内の上司や目上の方、社外だとお客様や取引先に対して年賀状を送ったり、直接会って口頭で挨拶したりします。 しかし、年賀状を送っていなかった場合は、新年の挨拶メー […]

ビジネスメールで催促が来たときの返答の仕方|返信のポイントや例文について

ビジネスメールで催促のメールを送ることがあるかと思いますが、催促のメールが届くこともありますよね。 病休中や長期の出張、パソコンの不具合など、何らかの事情でメールを見られなくて、気付いた時には取引先やお客様から催促メール […]

社内での食事や飲み会に参加したあとのお礼メールの書き方と例文

上司や先輩から食事や飲み会に誘われて宴が終わったあとに、メールで一言お礼を伝えるときに「ごちそうさまでした」だけいいのでしょうか。 もし、私が後輩から「ごちそうさまでした」という一言だけメールが届いたとしたら、ちょっと寂 […]

退職挨拶のビジネスメールへの返信|社外・社内・転職・定年の場合の例文

取り引き先や同じ会社の方から退職メールが届いた時は、返信した方がいいのか、どのように書くといいのか悩みますね。 大きい会社ではあまり顔を合わせた事がない方から届く事もあります。 退職の挨拶メールが届いた時にどのように返信 […]

人事異動で挨拶のビジネスメールを受け取った時|返信の書き方と例文

人事異動での挨拶メールは上司や同僚などの社内からだけではなく、取り引き先などの社外からも届きますし、大きな会社では直接面識のない方から一斉メールで届く事もあります。 一斉メールでは返信した方がいいのか迷う事もあると思いま […]

ビジネスメールで転職の挨拶をされた時|返信メールの書き方と注意点

もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。 業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。 […]

退職の挨拶|社外へのビジネスメールの例文・注意する4つの事

十数年前なら退職の報告をメールでするなんて!と思われてしましたが、今ではビジネスメールは重要なツールの一つですから退職の挨拶にメールを送っても失礼にはあたりません。 社外の方へのメールは社内と違い、後任者の紹介や転職する […]