上司からメールの返信がなかなか来なくて困る事ありませんか？
上司にメールの返信の催促をしたい時は、どう書いたら不快にさせずに返信をもらえるのでしょうか。
忙しい上司には催促しにくいですが、仕事上やむ終えない場合もあると思います。
失礼がなく、不快にさせない上司への催促メールの書き方と例文をご紹介します。
怒らせない催促メールのポイント
表現はやんわりと
返信が遅くて業務に支障が出ていたとしても、上司には丁寧な文章を心がけて下さい。
上司を怒らせても良い事は一つもありません。
「返信がまだ来ておりません」「返信の期日が過ぎております」のような直接的な表現はイライラした印象になるので「その後いかがでしょうか」のような柔らかい表現をするようにしましょう。
メールは届いているか、メールの内容はどうだったか心配しているという雰囲気でメールを書くといいと思います。
クッション言葉を入れる
クッション言葉とは相手にお願いをしたり、お断りしたりする時などに言葉の前に添えてやわらげるための言葉です。
・お手数ですが
・恐れ入りますが
・お忙しい中とは存じますが
・恐縮ですが
・申し訳ございませんが
・お手間をおかけしますが
このようなクッション言葉を入れると催促メールも柔らかい印象のメールになります。
怒らせない催促メールの書き方
件名
最初のメールの件名をそのまま使いましょう。
件名の前に【再送】【ご確認のお願い】などを付けると催促メールである事がすぐに分かると思います。
挨拶文
社内の挨拶文は「お疲れ様です」が多いと思います。
返信の催促をする場合は「お忙しいところ申し訳ございません」とするのもいいと思います。
本文
上司から返信が来ない時は忘れている場合が多いので最初のメールの用件ももう一度書きます。
添付ファイルで報告書などを送っていた場合はもう一度添付すると上司は前のメールを探す手間を省けます。
最初のメールを送信した日付を書くと分かりやすくなります。
「取り引き先への返信の期日が迫っている」など、返信を待っている理由を書くと困っている状況が上司にも伝わるのですぐに返信してくれる場合もあります。
締めの言葉
最後の締めの言葉は下のような、行き違いになっているかもしれない場合の謝罪の言葉や、返信をお願いする言葉を書くといいでしょう。
・行き違いでご連絡をいただいておりましたらご容赦下さい
・行き違いでご連絡をいただいていた場合は申し訳ございません
・ご面倒をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます
・お手数をお掛けして申し訳ございません
・ご確認していただけると幸いです
上司への催促メールの例文
上司への出欠を催促するメールの例文
件名：【再送】歓迎会の出欠の件
佐藤部長
お疲れ様です。
〇〇課の田中です。
お忙しいところ恐縮ですが、今夜の歓迎会の出欠の確認をまだいただいていないようです。
恐れ入りますが、本日の１５時までに出欠をお知らせ下さい。
部長のご出席を皆で楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。
田中
上司に確認後のメールを催促する時の例文
件名：【ご確認のお願い】報告書送付の件
佐藤部長
お疲れ様です。
１課の田中です。
５月１３日に送付しておりました報告書はご確認いただけたでしょうか。
改めて添付させていただきましたので、ご多忙中のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
本メールと行き違いでお返事をいただいておりました場合はご容赦下さい。
田中
催促メールを書く前に
催促メールを送信する前に本当に返信が来ていないか確認しましょう。
件名が変わっていて気が付いていないかもしれません。
そして、もうひとつ確認しておきたい点は最初のメールをちゃんと送っていたかどうかです。
メールは送っていても本文で返信の期日を間違えていたりする場合もあります。
送ったつもりで送っていなかったり、手違いで送信ミスしていたりなど、無いようにしっかりと確認してから催促メールを書くようにして下さい。
まとめ
催促メールをしても返信を貰えない事もありますね。
2度目の催促メールは送りにくいですし、メールの文章をずっと考えているくらいなら電話で「その後いかがでしょうか」と聞いた方が早い場合もあると思います。
最初のメールで返信の期日をはっきりと書くと返信遅れを防げる場合もあります。
上司と気まずくならない為にも失礼のない催促メールを送りたいですね。
