ビジネスメールを送った相手から、なかなか返信がない。

そんな時、「催促のメール」を送らなければなりませんよね。

相手に不快感を与えないように、注意しながら「催促のメール」を送ります。

今回はビジネスで、催促メールを送ったとき、先方がすぐに対応してくれるような、角の立たないメールの書き方をまとめたいと思います。

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ちょっと待って!催促メールを送る前に確認すること

先方に催促メールを送る前にまず確認しなければならないことがあります。

それは、「自分が相手に確実にメールを送っているか」

自分ではメールを送ったつもりでも、実は下書きフォルダに入ったままとか、送信したけどPC環境の影響で届いていない可能性もよくあることですよね。

先方に催促する前に、まずは自分のミスではないか確認してから催促メールを送るようにしましょう。

催促メールを送るタイミング

メールの返信は送られてきた翌日(24時間以内)までに返信するのが一般的なマナーです。

しかし、先方にもすぐに返信できない事情があるのかもしれません。

催促メールを送るタイミングは、「○日返信が無かったら」または、ビジネスの都合に合わせて区切りを決めて、催促メールを送るようにしましょう。

メールを送る時間帯は、メールを確認した先方が日中に対応しやすいよう、午前中に送るのがオススメです。

件名の書き方:催促メールが相手の目に留まるように!

メール返信のこない相手に催促する場合「転送Fwメール」または「履歴付き返信Reメール」機能を使い、メール件名は基本的には変えません。

しかし【再送】など催促メールであることが分かるように付け加えてもよいとされています。

メールを送ったとき、多数あるメールの中から、先方の目に留まるように工夫することも重要です。

また、すぐに対応してもらうために、件名に、期日を記載しておくと先方に急いでいる旨が伝わり効果的です。

【】などを使うと他の件名と差別化され先方の目に留まります
例)【至急】〇〇の件(○月☓日まで)
例)【再送】〇〇の確認

本文の書き方:具体的にハッキリと伝える

①催促したい具体的な内容を、ダイレクトにわかりやすく伝える

・前回送ったメールを添付し、再度対応をお願いしたいという旨を記載する
(前回送ったメールの転送文だけを送り付けるのは失礼になる)

・先方がすぐに対応できるように、最初に添付した文書がある場合は、再度添付する

②いつまでに対応してほしいか「返信期日」は数字を使ってハッキリ書く
例)○月△日 ☓時まで
例)本日○日より△日以内

③催促の理由がある場合、具体的に記載する

④メールの最後にも「返信がほしい」文言を記載する

催促メールの文章の途中で、締切日を記載しますが、メールの末尾にも、返事を催促する言葉を添えることで確実に相手に伝わるようにします

例)お忙しいところ恐れ入りますが、○月☓日までにご返信いただけましたら幸いです。

例)ご多忙のところ誠にお手数ですが○日までにご返信のほどよろしくお願いします。

催促メールの例文①

社外取引先に転送メールを用いて催促する例

日程調整の返事を催促する場合
件名 転送Fw:【再送】打ち合わせ日程のご相談(〇〇専門学校・田中)
宛名 〇〇〇〇 株式会社
総務部 △△様
挨拶 いつもお世話になっております。
☓☓専門学校・田中でございます。
本文 さて、先日メールにて送付しておりました打ち合わせ日程ご相談の件、
その後いかがでしょうか。
お忙しいところ大変失礼とは存じますが、確認のため連絡いたしました。
結び 先日のメールを転送いたしますので、
○月☓日までにご返信いただければ幸いです。
たびたび申し訳ありませんが、ご検討のほど
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 ☓☓専門学校
事務局 田中
電話:〇〇☓☓〇〇☓
FAX:☓☓〇〇〇〇☓
E-mail:〇〇☓@☓☓△

催促メール:例文②

上司から議事録確認の返信がない場合
件名 転送Fw:【再送】第〇回戦略会議の議事録確認のお願い(〇月☓日まで)
宛名 田中部長
挨拶 お疲れ様です。〇〇部 鈴木です。
本文 ☓月△日に、第〇回戦略会議の議事録確認のお願いをいたしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
結び お忙しいところ、大変恐縮ですが、
〇月☓日までにご返信いただけましたら助かります。
念のため、議事録を添付いたします。
よろしくお願いいたします。
署名 〇〇部 鈴木
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あとがき

ビジネスではもちろん、プライベートでも催促のメールは送りたくありませんよね。

しかし、ビジネスではそんな事は言っていられません。

相手の気持ちを考えて遠回しな言い方をすると、こちらの真意は伝わりにくくなります。

期限があるメールを送る場合は、すぐに対応してもらえるように、件名から注意して記載するようにしましょう。

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ビジネスメールでよく見かける言葉に「平素・へいそ」がありますが、どのような意味があるか知っていますか? この「平素」という言葉は話し言葉で使う事はほとんどないので、就職するまで知らなかったという方も多いのではないでしょう […]

社外の方から食事をご馳走になった時|お礼のビジネスメールの書き方と例文

取引先など社外の方から食事を御馳走になった場合はお礼のメールを送り、感謝の気持ちを伝えましょう。 本来なら電話や手紙で伝えますが、最近のビジネスシーンではスピードも大切なので余程フォーマルなお付き合いでなければメールで感 […]

お礼メールへの返信の例文とポイント3つ|ビジネスメールマナー

仕事でお礼メールが来たら返信していますか? お礼メールには相手の心が込められています。 忙しい時間をさいてお礼のメールを送ってくれているのですから、お礼メールが届いたらすぐに返信しましょう。 ビジネスメールはプライベート […]

お詫びを伝えるビジネスメール|添付書類を間違って送信した場合のお詫びの仕方と例文について

どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。 小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。 ビジネスでは […]

返事が来ない時!相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文

仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか? 「返信はまだ?」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。 相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]

お礼の気持ちを伝えるビジネスメール!社内向けの例文をご紹介します

職場の上司や先輩、同僚などに様々な形でお世話になった時、感謝の気持ちをきちんと伝えるのがビジネスマナーです。 社会人はお礼のメールを送ることが多いのですが、言葉遣いや送るタイミングに気を付けないと、お礼の気持ちを伝えるは […]

上司に返信を催促する時のビジネスメール|気をつけたいポイント

上司からメールの返信がなかなか来なくて困る事ありませんか? 上司にメールの返信の催促をしたい時は、どう書いたら不快にさせずに返信をもらえるのでしょうか。 忙しい上司には催促しにくいですが、仕事上やむ終えない場合もあると思 […]

ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った|返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。 その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。 打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]

締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方|ビジネスメールの書き方や文例

ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。 特に、締め切り直前になっても資料が送付されな […]

訪問後に送るお礼のビジネスメール|送るタイミング・書き方・例文

日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。 日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。 初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。 […]

ビジネスメールで件名に社名を入れる場合|書き方と件名例

仕事でたくさんのビジネスメールを送る時に気を付けている事はどんな事でしょうか。 メールの件名はちょっとした工夫や心遣いで相手に分かりやすくなり、後から検索したときにメールを整理しやすくなります。 また、初めてメールを送る […]

人事異動で社内に送る挨拶メールの書き方や例文について

社会人であれば、人事異動の時期が近付くとドキドキしますよね。 辞令が出て、他の部署や他店へ異動になるときは、お世話になった方々へ挨拶メールを送ることも多いと思います。 社内・社外の関係者の方へ挨拶と報告をきちんと済ませて […]

ビジネスメールの件名や本文の書き方と例文|問い合わせや質問をしたい時

取引先に質問や問い合わせをしたい時、電話ではなくビジネスメールを書いて送ることがあります。 ビジネスメールの件名は見ただけで内容が分かるよう「短く・簡潔に」書く必要がありますが、質問や問い合わせをしたい時はどのようにかけ […]

人事異動で挨拶のビジネスメールを受け取った時|返信の書き方と例文

人事異動での挨拶メールは上司や同僚などの社内からだけではなく、取り引き先などの社外からも届きますし、大きな会社では直接面識のない方から一斉メールで届く事もあります。 一斉メールでは返信した方がいいのか迷う事もあると思いま […]

人事異動の挨拶|社外の方へのビジネスメールの書き方と例文

春や秋は人事異動の季節で挨拶メールが来る事もあります。 人事異動の内示があった時は、社内はもちろん取り引き先など社外の方への挨拶メールは大切です。 人事異動での挨拶メールを送る時のタイミングやメールの書き方と例文をご紹介 […]

ビジネスメール|挨拶メールに返信は必要?件名は変えるべき?

ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。 社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約40通のメールを受信すると言われています。 メールを確認する頻度は1日平均10回以上だとか… メールで異動の報告や季節 […]

就活でのビジネスメール|面接の時間指定など企業とのやり取り例

就活やインターンシップで初めて社会人としてビジネスメールを経験すると思いますが、初めてのビジネスメールはどのように書いたらいいのか悩んでしまうと思います。 プライベートでのメールは慣れていても仕事でメールをする時はビジネ […]

社内へ謝罪メールを書くポイントと文例について|ビジネスメール文例集

仕事上のミスは誰でも経験があることですよね。 自分が犯してしまったミスで社内に迷惑をかけてしまったら、まずは直接口頭で謝罪することが鉄則です。 社内だからといってお詫びメールだけで謝罪を済ませるのは「楽に済まそうとしてい […]