もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。

業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。

転職する方が、次の職場で気持ちを新たに向かって行けるように、応援してあげましょう。

今回は、転職の挨拶メールに対する、返信メールの書き方をまとめました。

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メールを送るタイミング

転職挨拶のメールにはすぐに返信するようにしましょう。

退職・転職の挨拶メールは退職が開示された日から退職日当日までに送ります。

基本的に挨拶メールは退職日当日の定時に近い時間に送るのが一般的のようです。

文面には「〇月△日付で退職」などと記載されている場合もありますが、退職と同時に、会社のメールアドレスは削除されて使えなくなることもあります。

「以降、何か連絡がありましたら、〇〇△△@△〇のメールアドレスまで」などと記載している場合もありますが、その記載がない場合は、退職者とは二度と連絡がつかないこともあり得ます。

基本的にはメールが届いたその日に返信するのがベストです。

転職の挨拶・返信メールの書き方と流れ

返信メールの基本的な書き方と流れは下記のとおりです。

①件名

②宛名

③書き出しの挨拶

④退職の挨拶メールへのお礼

⑤お世話になったことへのお礼の気持ちを伝える

⑥これからの活躍を願う言葉

⑦締めの挨拶

①件名

返信メールの場合、基本的に件名は変えません。

送られてきたメールの件名をそのまま「Re:」を用いて返信するようにします。

③書き出しの挨拶

例)「平素より、大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の△△です。」

④退職挨拶へのお礼

例)「ご丁寧な退職のご挨拶ありがとうございました」

例)「ご多忙なところ、退職のご挨拶をいただきありがとうございます」

⑤転職する方に対してお礼の気持ちを伝える

退職する方に対して感謝の気持ちを伝えるときは、過去のエピソードなどを書き添えると喜ばれます。

形式だけの返信メールではなく、退職することで会えなくなる寂しさなどの思いを伝えるようにしましょう。

【伝える具体的な内容】

・送信者の転職についての自分の気持ちの表明

退職、転職することで、今までよりも退職者と仕事をしたり、話をしたりする時間が減ってしまう。

ということに対して、残念に思っていることを伝えることで退職者に気持ちが伝わります。

例)「正直ご退職されると伺い、驚きました」

例)「〇〇様が退職される日を迎えてしまうのかと思うと
とても寂しく感じます。」

・これまでの送信者との付き合いに対する感謝を伝える

例)「〇〇さんには新入社員の頃からずっと面倒を見て頂き、
今日まで勤めてくることが出来ました
たいしたご恩返しできておらず、心苦しい限りです。」

例)「これまで長い間大変お世話になりました。
また、〇〇の企画の際はご尽力いただき本当にありがとうございました。」

⑥退職者の新生活へのエール

例)「今後のご活躍を心よりお祈り致しております」

例)「退職されるのは名残り惜しい限りですが、
新天地で、より一層のお力を発揮されることをお祈り致しております。」

⑦締めの挨拶

最後は「今後の活躍をお祈りしております」などの応援のメッセージで締めくくりましょう

例)「今まで大変お世話になりました。
ありがとうございました。」

例)「これまで本当にお世話になりました。
今後のご活躍をご期待申し上げます。」

返事を書く時の注意点

退職者との距離感にもよるかと思いますが、親しい相手にはカジュアルなメールになってしまうこともありますよね。

しかしビジネスメールでは基本的にやってはいけないこと、避けた方がよい表現があります。

社会人としてのマナーを疑われないように、下記の事に注意しましょう。

【内容編】

・転職先を詳しく聞かない

・転職理由には触れないのがマナー

転職や退職の場合、職場の人間関係や労働環境が不満で転職や退職をする場合もあります。
また、もしかしたら送信者からそんな話を聞いていたかもしれません。
しかし、だからといって「転職おめでとう!」や「退職が決まって良かったですね」などと文面に記載してはいけません。
個人メールではなくビジネスメールです。
他の社員が共有する可能性もあります。
会社を誹謗中傷するようなメールがあることが分かれば、トラブルの原因にもなりかねませんので気を付けましょう。

・もし親しい間柄でも、くだけ過ぎた文章や顔文字、語尾に「w」とか「(笑)」などの使用はNG。

ビジネスメールは親しき仲にも礼儀ありです。

【フォーマット編】

・返信でもビジネスメールの基本的な構成は守る

「宛名」→「書き出し」→「名乗り」→「本文」→「結び」

返信を送る場合、基本的な構成を省いて、いきなり本文から書き始めたり、引用で書き出したりする人がいますが、マナー違反になるのできちんとフォーマットは守るようにしましょう。

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転職による退職は、本人にとっては大きな人生の決断だったとも考えられます。

二度と会わない相手かもしれませんが、もしかしたら、またどこかでお世話になることもあるかもしれません。

新たな人生のスタートを切る相手に、感謝の気持ちと応援メッセージを送ることを心掛けたいものです。

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訪問のお礼に返信するときのビジネスメールの書き方と例文について

ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。 お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。 メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けま […]

打合せで来社・来訪して貰った時!お礼のビジネスメール例文と書き方

取り引き先に打合せで来社していただいた時には足を運んでくれた事へのお礼をメールで伝えましょう。 今ではメールはビジネスシーンでも欠かせないツールですからマナーにそって失礼もなく、心のこもったお礼のメールを書けるようになり […]

ビジネスメール|挨拶メールに返信は必要?件名は変えるべき?

ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。 社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約40通のメールを受信すると言われています。 メールを確認する頻度は1日平均10回以上だとか… メールで異動の報告や季節 […]

返信が遅れて催促メールが届いたらどうする?ビジネスメールで謝罪する場合の例文

取引先や顧客からメールが届いていたのにもかかわらず、うっかり読みわすれていたり、返信をし忘れたりすることがあると思います。 仕事上のミスは誰にでも起こりうることですが、返信すべき日を過ぎてしまい、取引先などの相手から催促 […]

退職の挨拶|社外へのビジネスメールの例文・注意する4つの事

十数年前なら退職の報告をメールでするなんて!と思われてしましたが、今ではビジネスメールは重要なツールの一つですから退職の挨拶にメールを送っても失礼にはあたりません。 社外の方へのメールは社内と違い、後任者の紹介や転職する […]

転職する前に送る退職の挨拶メール|社内向けビジネスメールの送り方やマナーと文例

転職活動を始めて内定が決まった場合、今の会社を退職する為に準備しなければならないことがあります。 まずは直属の上司に退職することを報告し、会社から承諾を得る必要があります。 退職の承諾を得た後に、社内にいる関わりのある上 […]

初めての相手に送る挨拶のビジネスメール|件名・本文・締めの書き方と例文

初めての相手にビジネスメールを送る時には、いつも書いているメールと気を付けるポイントが違ってきます。 最初に送るメールは印象を大きく左右するのでいつものビジネスメールマナーも大切です。 今回は、初めてメールを送る時の注意 […]

ビジネスメールで返信が遅れた時|お詫びメールの書き方と例文

仕事に追われていて忙しい時は、取引先やお客様へのメールの返信をすっかり忘れていたという経験がある方もいると思います。 メールを貰ってから、かなり日数が経っている場合や相手から督促のメールが来てしまった時にはすぐにお詫びの […]

退職する際に社内に送る挨拶メール|書き方や例文について

職場を退職する際、上司や先輩、同僚に退職の挨拶メールを送るのがビジネスマナーです。 退職後もまたどこかで顔を合わせる機会があるかもしれません。 失礼のないように、丁寧で気持ちが伝わる挨拶メールを送ることが大切です。 もち […]

お礼メールへの返信の例文とポイント3つ|ビジネスメールマナー

仕事でお礼メールが来たら返信していますか? お礼メールには相手の心が込められています。 忙しい時間をさいてお礼のメールを送ってくれているのですから、お礼メールが届いたらすぐに返信しましょう。 ビジネスメールはプライベート […]

就活でのビジネスメール|面接の時間指定など企業とのやり取り例

就活やインターンシップで初めて社会人としてビジネスメールを経験すると思いますが、初めてのビジネスメールはどのように書いたらいいのか悩んでしまうと思います。 プライベートでのメールは慣れていても仕事でメールをする時はビジネ […]

資料を送付する時の件名とビジネスメールの書き方|社内・社外の例文

取り引き先などに資料を送付する場合は前もってお知らせのメールを送りましょう。 前もってメールを送っておくと、届いているか確認も出来るのでミスやトラブルを防ぐ事も出来ますし、資料を待っている相手もいつ届くのかが分かるので安 […]

ビジネス・打ち合わせ後にお礼メールを受け取った|返信メールの書き方と例文

ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。 その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。 打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメール […]

お詫びを伝えるビジネスメールとマナー|締め切りに間に合わない場合の文例をお伝えします

ビジネスでは様々な期限、期日があり、必ず守る必要があります。 しかし、何らかの理由で書類送付や納期が遅れたり、原稿の締め切りにどうしても間に合わなかったりすることもあります。 そのようなときは、取引先やお客様に少しでもご […]

挨拶・訪問後に送るお礼メールの出すタイミングや書き方と文例|ビジネスメールの書き方

取引先や顧客へ挨拶や商談や打ち合わせなどで訪問した後は、お礼の気持ちを相手に伝えることが大切です。 お礼の気持ちは口頭で伝えたり、電話やメールなどで伝えたりとさまざまな伝え方がありますが、大事なのはなるべく早いタイミング […]

返事が来ない時!相手を不快にさせない催促のビジネスメールの書き方と例文

仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか? 「返信はまだ?」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。 相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くとい […]

お礼を伝えるビジネスメールの書き方!締めの言葉や例文をご紹介します

ビジネスメールでお礼や感謝の言葉を伝える機会は多いと思います。 しかし、お礼をするつもりが失礼な内容になってしまっては相手に不快な思いをさせてしまうことも… 相手を気遣うような文面だと受け取る側も気持ちが良く、送り手の印 […]

お礼メールを送る時、返信する時に気をつけるマナーと書き方と文例|ビジネスメール文例集

電子メールはビジネスシーンにおいて今や必要不可欠なツールです。 特に、お礼を伝えるためのビジネスメールは出来るだけ早いタイミングで送ることが大切です。 しかし、友人や家族とのコミュニケーションで使うメールとは違い、ビジネ […]

人事異動で挨拶のビジネスメールを受け取った時|返信の書き方と例文

人事異動での挨拶メールは上司や同僚などの社内からだけではなく、取り引き先などの社外からも届きますし、大きな会社では直接面識のない方から一斉メールで届く事もあります。 一斉メールでは返信した方がいいのか迷う事もあると思いま […]

謝罪・お詫びのビジネスメールに対する返信の書き方と例文|ポイントは4つ!

取引先との連絡には電話よりも後に残るメールの方が多くなり、今ではメールは仕事上で欠かせないツールの1つですね。 日々やり取りしているメールの中には謝罪メールを受け取った事がある方もいると思います。 謝罪メールを受け取った […]

ビジネスメールの件名や本文の書き方と例文|問い合わせや質問をしたい時

取引先に質問や問い合わせをしたい時、電話ではなくビジネスメールを書いて送ることがあります。 ビジネスメールの件名は見ただけで内容が分かるよう「短く・簡潔に」書く必要がありますが、質問や問い合わせをしたい時はどのようにかけ […]